Образец заполнения приказа т 9. Как составить приказ о направлении в командировку? Как правильно составить приказ о направлении в командировку

Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.

В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.

После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.

Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.

После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.

В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.

После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.

После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.

Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.

На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа - ее код по общему справочнику ОКПО.

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

ФАЙЛЫ

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

• закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
• переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
• личное участие представителя компании в спорных переговорах;
• поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
• получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

• контроль за работой филиала, структурного подразделения;
• обучение молодых специалистов;
• ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

• невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
• штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.

Хозяйственная деятельность компании может не ограничиваться пределами одной местности. Иногда ее руководству приходится направлять свой персонал в командировку для выполнения служебного задания в другие города. Данное мероприятие требует оформления определенного количества документов, основным из которых является приказ о направлении работника в командировку.

Командировкой считается осуществление сотрудником определенных действий для выполнения установленного задания вне основного места своей работы длительностью более чем один день.

О необходимости будущей служебной поездки докладывается руководству фирмы в виде служебной записки по мере возникновения такой надобности. Также может составляться план командировок на текущий год.

В любом случае, для отправления сотрудника предприятия в другую местность нужно издать приказ о командировке, который оформляется на основании служебного задания. При этом последнее должно содержать цель и место поездки, ее длительность, а также перечень ответственных должностных лиц. Со служебным заданием нужно ознакомить и самих работников, так как по возвращении они должны представить отчет о его выполнении.

На малых предприятиях чаще всего поручения по поездке директор сообщает командируемому в устной форме. Приказ составляется кадровой службой за несколько дней до ее начала, после чего доводится до сведения работника под его роспись.

Приказ на командировку служит основанием для оформления на предстоящие расходы, и составления такого документа, как командировочное удостоверение. В настоящее время законодательство разрешает не использовать этот бланк, а подтверждать время командировки и произведенные расходы соответствующими документами, например, билетами, квитанциями гостиниц и т. д.

Если удостоверение все же используется, то в момент отъезда сотрудника в нем делается отметка о выбытии. Эту же запись можно зафиксировать в журнале учета командировок, который тоже не является обязательным к заполнению. Однако стоит отметить, что принимающая сторона может не поставить отметки в данном документе, так как в настоящее время является не обязательным к применению.

Также распоряжение директора необходимо, чтобы командировка в табеле учета рабочего времени была правильно отражена, и сотруднику не оформили это время как отсутствие по неуважительной причине. При заполнении используется цифровой код «06» или буквенный «К».

Как правильно составить приказ на командировку

Для создания приказа можно использовать фирменный бланк компании, либо воспользоваться стандартным документом, принятый Госкомстатом – форма Т-9. Программы по ведению бухгалтерского учета дают возможность формирования его автоматически.

В верхней части документа указывается полное наименование фирмы, и ее код регистрации согласно ОКПО .

Ниже проставляется порядковый номер приказа, присвоенный ему при фиксации в книге приказов, и дата составления.

В блоке «Направить в командировку» записываются:

• Ф.И.О. работника, на которого составляется документ.
• Его табельный номер.
• Подразделение, где он выполняет работу.
• Должность или профессия, в соответствии со .
• Место командировки - здесь нужно подробно указать страну и город, в которые сотрудник едет, наименование принимающей организации.

Затем проставляется срок, на который работник отправляется в командировку - сначала в виде количества календарных дней, а затем конкретно с какой по какую дату. После этого в приказ заносится причина, по которой командируется рабочий, за счет каких денежных средств осуществляется финансирование расходов на поездку.

Следующим этапом заносятся реквизиты документа – название, номер и дата оформления, на основании которого сотрудник направляется в командировку. Это может быть заключенный договор с другой организацией, ранее утвержденный план командировок, служебное задание и т. д.

Приказ на командировку личной подписью визирует руководитель фирмы, также записываются его должность и личные данные. Ниже работник расписывается о том, что он был ознакомлен с содержанием данного документа и ставит дату.

Нюансы

Если в командировку направляется группа сотрудников, то для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком Т-9А. Он выглядит как таблица, в которой построчно заносятся данные по каждому работнику.

Как правило, компания финансирует поездку своих людей самостоятельно. Однако бывают случаи, когда на основании заключенного договора все расходы оплачивает принимающая сторона - к примеру, при проведении пуско-наладочных работ нового оборудования. В таком случае соответствующие данные заносятся в графу «Командировка за счет средств».

Бланк приказа на командировку

Для одного сотрудника:

Когда нужно отправить работника для выполнения задания за пределы места его работы, то есть командировать, необходимо соответствующее распоряжение руководителя. Фиксируется оно в приказе установленного образца (так называемой форме Т-9). При его подготовке крайне важно следовать всем действующим требованиям и не упустить необходимые реквизиты. О том, как правильно создать такой документ, будет рассказано дальше.

Мы объясним, что может служить основанием для издания приказа о направлении работника в командировку, и каковы особенности его составления. Кроме того, предлагаем воспользоваться образцом и формой такого документа для упрощения его подготовки.

Основания для издания приказа о направлении в командировку

Приказ о командировании работника, как правило, составляется при наличии соответствующего служебного задания. Это первичный документ, который оформляется, когда возникает необходимость в направлении кого-либо в командировку. И только после этого издается приказ.

Служебное задание может быть оформлено в соответствии с образцом, утвержденным Госкомстатом (форма Т-10а). Сегодня его использование не носит обязательного характера, но все еще широко распространено. В задании указываются название компании, сведения о работнике, которого необходимо направить в командировку, цель и условия ее проведения. Задание подписывает начальник того подразделения, где работает лицо, направляемое в командировку, после чего документ утверждает директор компании или другой уполномоченный сотрудник. Готовое служебное задание передается в кадровую службу для оформления на его основании приказа о командировании. По возвращении из поездки в документе заполняется раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Особенности составления приказа о направлении в командировку

Госкомитет по статистике (Госкомстат) разработал форму приказа о командировании Т-9, которой стоит придерживаться для фиксации собственных распоряжений о направлении работников в другие населенные пункты. Эта форма утверждена приказом ведомства от 5 января 2004 года №1 и содержит все реквизиты, необходимые для такого рода документов.

В большинстве случаев процедура откомандирования работника выглядит следующим образом:

• 1 этап – подготовка проекта приказа о командировке, которая осуществляется специалистом кадровой службы исходя из служебного задания.
• 2 этап – утверждение документа руководителем компании.
• 3 этап – передача подписанного приказа в бухгалтерию, которая выдает аванс работнику, отправляющемуся в командировку.

Придерживаться этой схемы распределения задач необязательно. Подготовкой приказа может заниматься и бухгалтерия, а в малом бизнесе нередко практикуется самостоятельное оформление таких документов руководителем.

Важно: если в командировку едут сразу несколько работников, используется другой образец приказа, а именно Т-9а, в соответствии с которым в табличном виде указывается информация о каждом откомандированном и условиях его командировки.

В приказе, содержащем распоряжение о командировании, должны в обязательном порядке присутствовать следующие реквизиты:

• Название компании, в которой работает откомандированный, и присвоенный ей код ОКПО.
• Регистрационный (порядковый) номер по специальному журналу и дата составления приказа.
• Название документа. Это может быть приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.
• Сведения о работнике, который направляется в командировку – ФИО, должность (профессия, специальность), табельный номер, подразделение, где он работает.
• Цель командирования. Ее специалист кадровой службы, оформляющий проект приказа о командировке, дублирует из служебного задания.
• Основание для направления откомандированного за пределы места постоянной работы. Указываются номер и дата выдачи соответствующего документа.
• Место назначения. Упоминается название организации, в которой будет проходить командировка, населенный пункт и страна.
• Период и срок выполнения задания. Руководитель определяет, сколько календарных дней будет длиться командировка. В приказе конкретно указывается дата выезда откомандированного и его прибытия. При этом в первом случае речь идет о дне отправления транспортного средства от места работы, а во втором – о дне его возвращения в организацию.
• Подпись директора или другого лица, наделенного соответствующими полномочиями, с указанием фамилии, инициалов и должности. Если в командировку отправляется сам руководитель, он может подписывать приказ на самого себя.
• Отметка об ознакомлении с приказом работника, которого он касается.

Важно: кроме обязательных реквизитов, в приказе о командировке может содержаться дополнительная информация, например о том, за счет каких средств будут платиться командировочные.

Отпечаток печати на приказе не проставляется, поскольку это внутренний документ организации (дополнительное подтверждение его подлинности не требуется).

Приказ на командировку – это распорядительный документ, в соответствии с которым работник направляется в командировку. Форма Т-9 предназначена для одного работника, а форма Т-9а – для группы работников.

ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и командировочного удостоверения.

Заполнение формы Т-9

В верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Ниже срок командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

Цель командировки и строка «Основание» заполняются согласно сведениям служебного задания, выданного сотруднику.

Строка «Командировка за счёт средств». Указывается источник финансирования командировки.

Внизу ставятся подписи руководителя организации и командируемого работника.