Кем может еще работать снабженец. Отдел снабжения на предприятии

Любой руководитель знает, что хороший снабженец - это большая редкость. Не каждый человек может справиться с такой работой. А некоторые даже считают, что снабженцем нужно родиться или быть им в душе.

Полезный сотрудник

В структуре любого предприятия есть особая служба, которая называется «отдел снабжения». Некоторые считают ее обычным подразделением, но это не совсем так. Чтобы понять суть проблемы, необходимо сначала разобраться, кто же такие снабженцы и для чего их берут в штат? Все знают, что для производства продукции любого назначения должны быть в наличии три главные составляющие:

1) Сырье и материалы.

2) Оборудование и иные орудия труда.

3) Рабочая сила.

Каждая из них одинаково важна. Так вот снабженец - это человек, который обеспечивает наличие первой составляющей. Причем делать это он обязан с максимальной выгодой для предприятия.

Что имеется в виду в данном случае? Речь идет о тех принципах, которых должен придерживаться такой сотрудник. По сути, снабженец - это работник, который обеспечивает родное предприятие сырьем и материалами:

• в максимально короткие сроки (при необходимости);
• заключая договора по минимальной цене;
• в заданные сроки;
• в запланированном объеме.

Отсюда ясно, что снабженец - это тот, чья деятельность дает возможность любой компании работать планомерно, бесперебойно и с минимальными затратами. А это непременно должно привести к увеличению прибыли.

Что должен делать снабженец?

Предприятие только тогда сможет хорошо работать, когда каждый сотрудник будет знать и добросовестно выполнять возложенные на него обязанности. Если с работниками основного производства все понятно, то функции остальных необходимо четко оговаривать. Так, в обязанности снабженца входят:

1) Составление тех или иных материалов.

2) Заключение соответствующих договоров от имени или по поручению руководителя.

3) Обеспечение своевременной доставки грузов на территорию предприятия.

4) Контроль целостности поставляемых грузов.

5) Обеспечение наличия документации, необходимой для подтверждения качества сырья (сертификат, паспорт или иной документ).

Вся работа проводится поэтапно:

1. Сначала снабженец должен составить план работы, исходя из нормативных потребностей предприятия. Причем каждый конкретный вид материала должен быть просчитан отдельно. Одновременно нужно определиться относительно желаемого качества.
2. Затем наступает момент поиска партнера. Тут в ход идут деловые поездки и телефонные звонки. Из большого количества поставщиков надо выбрать того, чьи условия предпочтительны.
3. После этого сотрудник отправляется к партнеру для заключения договора.
4. Заключительный этап - это получение товара, его комплектация и доставка к месту разгрузки. Параллельно снабженец занимается всеми документами сопровождения.

Если каждый из перечисленных этапов правильно просчитан и выполнен, тот у такой компании будет все, что нужно для работы. А значит, ее сотрудник действительно находится на своем месте.

Что позволено снабженцу?

Чтобы хорошо выполнять порученное задание любому сотруднику надо иметь больше нужной информации, а также посильную помощь и поддержку со стороны руководства. Именно поэтому «Должностная» снабженца содержит не только обязанности, но и его права, которых должно быть достаточно для нормальной организации работы. Среди них в качестве основных можно выделить:

1) Возможность запрашивать у работников соответствующих служб необходимую ему информацию. Например, снабженец должен быть в курсе планов предприятия, которые составляют экономисты. Ему необходимо понимать финансовое состояние компании на данный момент, чтобы ориентироваться по закупочным ценам.

Он должен знать от главного инженера о наличии свободного транспорта в случае организации самовывоза.

2) Для выполнения конкретного задания снабженцу иногда требуется содействие и прямая помощь руководства. На основании инструкции он имеет право ее потребовать. Например, для осуществления предоплаты поставщику необходимо дать распоряжение главному бухгалтеру.

3) Если в ходе работы выявились какие-либо недостатки, то он может внести свои предложения по их возможному устранению.

Имея такие права, хороший специалист всегда может выполнить свою работу таким образом, чтобы к нему не было никаких претензий ни со стороны руководства, ни от работников основного производства.

Важные моменты

Любой кадровик знает, что инструкция снабженца помимо прав и обязанностей содержит в себе перечень разных видов ответственности. В такой работе нередко случаются моменты, когда человек должен самостоятельно принять решение, учитывая только свою порядочность и моральные принципы.

К примеру, поставщик предлагает отдать товар по завышенной цене, а в качестве компенсации заплатить снабженцу некую сумму наличными деньгами. В данном случае положительный ответ приведет к перерасходу финансов для предприятия, а для работника будет солидная незапланированная прибавка к зарплате. Вопрос лишь в том, пойдет ли на это сотрудник. Если да, то он нарушит свои обязанности, в которых четко отражено направление деятельности. В разделе «Ответственность» говорится, что за все допущенные нарушения снабженец должен будет отвечать по закону. Вот здесь и проявляется порядочность, а значит, и соответствие той самой должности, которую он занимает. Хорошо если за все время работы эта последняя часть инструкции его не коснется.

Любое предприятие, которое работает с товарами, материалами и продукцией в области промышленности нуждается в специалисте, занимающийся снабжением. При этом предприятие может заниматься химической, пищевой, строительной и другой промышленностью.

В обязанности снабженца строительной компании входит оснащение компании всеми необходимыми материалами для осуществления производственной деятельности. Другими словами - это специалист, который занимается своевременным обеспечением фирмы, завода, предприятия или компании нужным сырьем для дальнейшего эффективного функционирования. Вероятнее всего, Вы захотите и легкий коммерческий транспорт бу купить , в этом Вам помогут специалисты с сайта http://2gazeli.ru/ .

Особенности профессии

Руководители ставят перед сотрудником важную задачу - выбор качественного товара по оптимальной стоимости. Снабженец должен уметь вести расчеты количества продукции, чтобы руководителям предприятия не пришлось тратить денежные средства на приобретение дополнительного сырья. Это влечёт за собой остановку производственного процесса и получение прибыли. При этом важно следить за тем, чтобы не образовывались остатки, которые нередко приносят убытки.

Если на рынке произошли изменения, спрос или спад на продукцию, которую производит компания - работодатель, то снабженец должен моментально отреагировать на этот фактор, чтобы купить больше или меньше материалов для производства.

Преимущества и недостатки профессии

К преимуществам можно отнести высокую заработную плату, постоянное совершенствование навыков коммуникации, общение с людьми, а также регулярный анализ состояния рынка.

Недостатки профессии - это ответственность, возникновение непредвиденных ситуаций, которые влекут за собой риск получения стрессов. Сотруднику нужно досконально изучить все этапы строительства, а также количество необходимых материалов и инструментов для работы мастеров.

Главные функции отдела снабжения

В обязанности снабженца в строительной компании входит следующее:

• Обеспечивать производственное предприятие нужными строительными материалами на разных этапах.
• Быстрая доставка и дальнейшая сохранность. При этом важно учитывать заявки строительно-монтажных организаций.
• Строители должны получить необходимое оборудование и надёжные инструменты для работы.
• Для каждого отдельного этапа строительства нужно определённое количество материалов.
• Климатические условия и время года влияет на равномерность выполнения строительных работ, поэтому расходятся материалы аналогичным образом.

Строительные работы осуществляются на разнообразных строительных площадках, которые располагаются на большом расстоянии друг от друга. Именно это становится причиной появления трудностей во время организации доставки строительного материала рабочим.

При переходе на новые объекты, снабженец должен быстро продумать и создать временное складское помещение. При этом меняется схема доставки и транспортировки строительного материала. Сегодня профессия снабженца считается наиболее перспективной в области логистики. Соискатели имеют возможность претендовать на хорошую заработную плату, а также карьерный рост.

Качества снабженца в строительной компании

Работодатели, которые ищут кандидата на должность снабженца, предъявляют к соискателям следующие требования, относящиеся к профессиональному и личному плану:

• Доскональное знание профильного рынка, который связан со строительными материалами.
• Базовое знание психологических аспектов. Это связано с тем, что снабженцы большую часть своего рабочего времени затрачивают на переговоры с поставщиками.
• Оформление документации.
• Ответственность.
• Внимательность.
• Коммуникабельность и умение находить общий язык с разными людьми.
• Активность.

Работодатели обращают внимание на наличие диплома о средне-специальном или высшем образовании. Это дает больше шансов получить желаемую должность и добиться результатов в карьерном росте.

Кризис, откаты и традиции делового оборота

Вспомним стандартную фразу менеджера по продажам: да, не пробиться к этому клиенту, там все снабжение сидит на откатах. Думаете, менеджер осуждает откаты? Вовсе нет, он просто досадует, что откаты берут не у него. К какой ситуации мы привыкли? Откаты в большинстве своем стали нормой. Снабженец обычно просит заложить в цену свой интерес. Или продажник сам предлагает. И никаких моральных проблем. На моих глазах кристально честные люди, получая небольшую зарплату и неся большую ответственность, постепенно начинали брать. То есть в стране сложились устойчивые традиции делового оборота. Правила игры определились и стали известны всем.

Сложился даже устойчивый образ профессии. Снабженец – значит откатчик. Даже книжка была с таким названием. Не нравилось это только одной категории людей – тем, кто был вне системы. Очень легко осуждать то, что тебе недоступно. Так большинство и делает.

А традиции иногда доходят до смешного. Однажды в бытность мою топ-менеджером приходит ко мне начальник одной службы. Приносит письмо от какой-то конторы, которая просит разрешения поискать какие-то отходы на принадлежащей нам земле. Я заставил его собрать все визы наших специалистов, что это не опасно и бесполезно для нас с финансовой точки зрения. То есть проблем у нас не будет, а заработать не получится. Потом поставил разрешающую визу. Через пару месяцев начальник службы приносит пачку денег. Ну и что, говорит, что вы не просили денег, все равно они просили передать. Ну, привыкли эти люди выражать благодарность только деньгами!

Но есть и обратная сторона медали. Назовем этих людей лихоимцами. Они не договариваются об откате, они его вымогают.

Один финансовый директор вел переговоры о погашении долга. Объяснил позицию компании, дескать, кризис, денег нет. Давай мы вам выплатим 70% долга сейчас, а остальное вы нам простите. Или выплатим 100%, но через год. Заплаканные кредиторы выбрали первый вариант. Тогда он предложил следующую схему. Компания гасит 100% долга, из них 30% ему откатывают. Как он объяснял, ну вы же согласились потерять 30%, какая вам разница как их потерять. Тут уже люди не выдержали. Одно дело финансовые проблемы компании, и совсем другое – беспредел менеджеров. Разговоры были записаны и переданы акционерам компании. А потом в милицию. Итог – уголовка.

Случай не единичный, я слышал от знакомых о еще нескольких подобных. Когда жадных и наглых вымогателей сдавали акционерам, а те – органам.

Но ситуация постепенно меняется. Все чаще слышу фразу – да там уже не заработать, все идет через тендеры. Недавно вел переговоры с клиентом. Сменился директор завода, я встретился с новым директором (оказался старым знакомым), чтобы подтвердить отношения. Прошу обозначить позицию по нашему договору. Слышу в ответ, что будет проводится тендер. Говорю, что готов снизить цену в обмен на отказ от тендера. Обычно люди соглашаются, либо прямо просят откат. То есть фиксируют выгоду для себя или компании, а чаще всего для обоих сразу. А тут мне было сказано примерно следующее. Я тебя знаю много лет и буду с удовольствием с тобой работать. Только дай нормальную цену.

Такое ощущение, что пока были высокие докризисные доходности, акционеры смотрели на откаты сквозь пальцы. Им хватало той прибыли, что оставалась после «эффективных менеджеров». А сейчас прибыли упали, пришлось закручивать гайки. Поняли, что если платить менеджерам высокие зарплаты и бонусы, некоторые не будут воровать. А остальных – под нож.

Снабженец обязан поставлять сырье и материалы:

1. Своевременно и в полном объеме (см. также «Планирование»);
2. По лучшим, минимальным ценам;
3. При необходимости в короткие сроки.

1. Обеспечивать контроль качества при поставках сырья и материалов (см. также «Входной контроль качества»):
2. Идеально: повышать качество при снижении цены;
3. Рационально использовать оборотные средства, в т.ч. рационально кредитоваться у Поставщиков.
4. Идеально: оптимально кредитоваться по минимальным ценам.

Выполнение Снабженцем этих условий увеличивает прибыль и стабильность работы (производство, продажи).

Невыполнение неизбежно ведет к финансовым потерям (прямым и косвенным, например через потерю качества выпускаемой продукции).

Какой вред может приносить Снабженец?

Потери бюджета закупок Предприятия:

КАК происходит:

Перерасход бюджета при опытном Снабженце.

1. "Бонус" от поставщика/подрядчика:
   Предприятие платит за товары/услуги больше, чем нужно. Как говорится: "Скидку в карман!" Такая скидка может составлять:
   От 5% до 15% от стоимости товара;
   От 5% до 35% от стоимости услуги.
   Лучше все-таки, когда этот «Бонус» получает Предприятие, а не Снабженец.
2. Банальный «Откат» от тех же поставщиков/подрядчиков. Тут уже сам снабженец формулирует свой интерес в произвольном от конкретных условий процентном или ценовом соотношении.
3. Заказ неэффективных или ненужных товаров/услуг или их опций – в чистом виде вредительство, как правило, совмещенное с «Бонусом» или «Откатом».
   Происходит по схеме – раздели товар на части, разбей на комплектующие и купи "с интересом".

Не везде это возможно, но «кто ищет, тот всегда найдет»…

Пример:

Под новые нужды Предприятия понадобилось 5 000 тысяч коробок.
ТЗ для поставщика выглядело так: нужно 5 000 гофрокоробов размером ~ 360*205*135 мм с клапанами внахлёст.

На практике, если размеры и лекало такого изделия, как коробка - не стандартные, то для производства по макетам заказчика изготавливается свой нестандартный нож. Цена одного такого ножа может быть от 2 800 до 35 000 руб. (это зависит от поставщика, региона, сложности короба и т.д.). Эту новую для себя информацию Снабженец выяснил при обзвоне поставщиков.

Но значение здесь имеет не ТЗ для Поставщика, а то что у другого (соседнего) поставщика в наличии имелся нужный нож под схожие размеры (360*200*135 мм), т.к. такая коробка для данного поставщика, оказывается, была стандартной.

В итоге счет был выставлен на:

1. Нож - 10 000 руб.
2. Изготовление короба 360*205*135 тираж 5 000 шт. – 42 500 руб.

В итоге ущерб для Предприятия составил:

1. За ненужный нож - 10 000 руб., а это 25% от нормальной (реальной) суммы заказа.
2. «Бонус» для Снабженца на руки составил 4 000 руб. , что равно 13,3% от его ежемесячной зар. платы (30 000 руб.)

ИТОГО: 14 000 руб. или 36,4% от нормальной (реальной) заказа (с учетом скидки на коробку).
Ни один Банк не сможет дать таких процентов!

Перерасход бюджета при ленивом или неопытном Снабженце.

Это тот самый случай, когда «простота хуже воровства », причем эта «простота » носит серийный характер. Потери денег часто происходят при честном, но ленивом или неопытном Снабженце.

Почему? Потому что ему всё равно, где заказывать:

1. Зачем делать 10 звонков, когда можно сделать 1-2?
2. Когда не знаешь, в чем разница... Не будешь же изучать учебник «Основы полиграфического производства », это же столько текста…

Вот и получается, что на практике:

Пример 1 (рассмотрена выше):

Поставщик гофрокороба мог просто продать нашему Снабженцу стандартный нож, поняв, что Снабженец не разбирается в вопросе. И таким образом получить себе дополнительную прибыль в размере 25% от реальной суммы заказа. Отличный результат! Для поставщика…

Пример 2:

Масло сливочное – нужно было приобрести 10 тонн по определенной спецификации. Снабженец постоянно работает с 2-мя поставщиками, у одного из которых и было закуплено сырье по цене 195 руб./кг. Независимый детальный мониторинг позволил найти масло данной спецификации за 160 руб./кг. Потери Предприятия на закупе составили (195-160)х10 000 = 350 000 руб. или 21,9% от нормальной суммы закупки.

А теперь представьте бюджет закупок Предприятия за месяц, год.

Если это сотни тысяч, миллионы рублей... Потери в 20-25% - печальная картина, не правда ли? Особенно, если учесть, что это Ваши деньги….
Бюджет Предприятия с такими Снабженцами может нести только потери….

Потери качества закупаемого сырья

КАК происходит:

1. Ущерб Качеству при опытном Снабженце.
   Здесь также как с бюджетом обширное поле для творчества:
   1. Если на Предприятии не поставлен «Входной контроль качества»:
      В этой ситуации можно завозить что угодно, глядишь это «проглотит» внутренний заказчик (например, производство).
   2. Если на Предприятии поставлен «Входной контроль качества»:
      Здесь обычно работает инерционная схема «Первый проверили, остальные – такие же». На контроль качества недобросовестный Снабженец привозит нормальное (качественное) сырье. Затем, если поставка идет партиями (частями) или приходит сразу большое поступление:
      Первые партии проверили или провели контроль на входе большого поступления – убедились, что это нормальное (качественное) сырье;
      А вот следующие партии или товары «внутри» уже пришедшего поступления – это уже товары более низкого качества по «нормальной» цене.
      Сюрприз!!! Тут опять же «Разницу - в карман!». Двойной удар - и по Качеству, и по Бюджету…
2. Ущерб Качеству при ленивом или неопытном Снабженце.
   Здесь, как и с бюджетом – все в руках уже недобросовестного Поставщика, когда работает схема «Что смогу, то поставлю». В итоге сначала страдает Качество сырья и материалов (молчим про Бюджет), потом Качество выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли. Опять же Вашей прибыли…

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Действует золотое правило «Доверяй, но проверяй!»

Возможно, у вас есть Служба безопасности (СБ), и она, наверно, должна контролировать чистоту помыслов Снабженца.
Возможно, у вас есть Производственная лаборатория, которая должна ежедневно стоять на страже «Входного контроля качества».

Но, при этом, если эти контролеры и стражники «варятся в одном котле» с другими отделами Предприятия, располагаются в одних стенах, вместе обедают и встречаются на перекурах, то человеческие отношения иногда могут взять верх над профессиональными обязанностями.

Поэтому необходимо периодически проводить проверки в Отделе снабжения :

Проверять свои цены закупок на соответствие рынку.

Мы их называем независимым мониторингом цен. Такие проверки очень явно показывают уровень Снабженца – некомпетентность, лень, корысть. Помните про потери, наглядно показанные в Ситуациях 1 и 2.

Иногда поиск в только открытых источниках (справочники, интернет) уже дает лучшие цены, а если еще и поторговаться…
Понятно, о чем расскажет такой Мониторинг.

Совершать контрольные закупки.

Здесь важны 2 фактора:

• Сохранить стабильность работы Снабжения / Производства;
• Именно на реальной закупке (с конкретными объемами и по конкретным спецификациям) проверить своего Снабженца на Бюджет и Качество.

Во-первых, только на реальный объем, можно получить реальную цену.

Во-вторых, нужно исключить возражение Снабженца «не, ну это цена за совсем другое качество….»

Все просто, но:

Такую проверку (Мониторинг цен) можно сделать самостоятельно, но для этого потребуется:

• Немало времени, если каждый раз начинать «с нуля»;
• Проверяющий должен разбираться в предмете проверки.

Правда, вот Контрольную закупку «изнутри» организовать сложно…

А можно проверить чистоту закупок с помощью стороннего специалиста по закупкам, говорящего на одном языке с поставщиками конкретного товара / услуги.
Этот специалист по окончанию проверки представит подробный отчет и предложит варианты путей повышения чистоты и эффективности закупок.

Результат:

1. Вы провели проверки в Отделе снабжения.
2. Выявили причины ущерба для Бюджета и для Качества, и кто именно "грызёт" Ваши деньги.

И в результате - пересмотрели Систему закупок (возможно, Систему безопасности) Вашего Предприятия. И сделали такие проверки обязательными, например, не реже раза в квартал, год. Потому что правило действительно золотое: «Доверяй, но проверяй».

Если Вы хотите узнать больше способов проверки сотрудников Отдела снабжения, или хотите разработать свою стратегию по "обезвреживанию вредителей" Вашего Предприятия, или хотите разработать и внедрить у себя эффективную Систему закупок – свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.

Наше предложение – это не статья расходов для Вас, а средство экономии бюджета, сокращения себестоимости и повышения качества товаров Вашего Предприятия.