Должностные обязанности персонала гостиницы. Должностная инструкция персонала гостиниц

Генеральный директор гостиничного предприятия

Основная функция: Обеспечение руководства всеми сторонами хозяйственной деятельности гостиничного предприятия в соответствии с установленным стандартом в рамках направлений, определяемых финансовым и производственным планом.

Масштаб деятельности: Осуществлять и совершенствовать финансовую деятельность гостиничного предприятия посредством обеспечения заказов и контроля за уровнем издержек.

Подготовка и повышение квалификации кадров всех уровней, особенно директоров и руководителей отделов, с тем, чтобы удовлетворить потребности компании в кадрах.

Устанавливать, осуществлять и пересматривать стандарты эффективности в соответствии с запросами местного и зарубежного рынка.

Выполняемая работа:

Назначать, повышать квалификацию и поощрять способных руководителей отделов, проявляя заботу о том, чтобы эти руководители в свою очередь готовили свои собственные кадры компетентных работников.

Нести ответственность за утверждение бюджета гостиничного предприятия, охватывающего все стороны деятельности, в сотрудничестве с главным бухгалтером гостиницы.

Руководить деятельностью гостиничного предприятия с максимальной эффективностью, с тем, чтобы достичь максимального объема оказываемых услуг и получения прибыли в соответствии с разработанными планом и сметой.

Нести ответственность за принятие всеобъемлющего плана гостиничного предприятия по маркетингу и за проведение в жизнь стратегии реализации продукции наряду с планом рекламной деятельности и связями предприятия с отдельными лицами или общественными организациями.

Проводить в жизнь и придерживаться единой политики рациональной организации труда и других приемов, относящихся к эффективным операциям гостиницы, включая эксплуатацию, программы сбыта, противопожарную безопасность, повышение квалификации кадров, стандарты качества и. др.

Периодически проверять и оценивать техническое состояние гостиничного хозяйства и, используя профессиональный опыт, выполнять план, направленный на обеспечение максимальной эффективности работы и удовлетворения спроса гостей.

Выполнять и пересматривать планы подготовки и повышения квалификации всех сотрудников с целью обеспечения высокого уровня обслуживания, воспитания высоких моральных принципов у работников гостиницы и содействия укомплектованию гостиницы кадрами.

Выступать в качестве непосредственного представителя компании на месте и нести ответственность за то, чтобы, выполняя руководящую роль, вместе с руководителями отделов устанавливать связи с соответствующими кругами, создавая тем самым положительное мнение о своей компании.

Нести ответственность за поддержание связи с Владельцами или их представителями, информировать их о состоянии дел в гостинице и перспективном планировании.

10. Брать на себя инициативу установления тесных контактов с другими гостиничными предприятиями с тем, чтобы использовать опыт компании, виды оказываемых услуг и профессиональный опыт ведения хозяйства.

Осуществляет контроль: непосредственно над исполнительными директорами, руководителями отделов.

Под контролем со стороны председателя акционерного общества.

Несет ответственность за результаты по расходам и прибыли гостиничного предприятия, за сохранение и повышение стандартов качества. Несет ответственность за соответствующие изменения, подготовку и контроль кадров гостиничного предприятия.

Заместитель Генерального директора

Основная функция: Оказание помощи Генеральному директору в обеспечении хозяйственной деятельности гостиничного предприятия в соответствии с установленным стандартом и финансовыми показателями,

Масштаб деятельности: Оказывать поддержку и помощь Генеральному директору по следующим направлениям:

Выполнение финансового плана

Установление, осуществление и пересмотр стандартов эффективности;

Повышение квалификации гостиничных работников всех уровней

Выполняемая работа:

Оказывать помощь Генеральному директору в вопросах назначения, повышения квалификации и поощрения способных руководителей отделов, проявляя заботу о том, чтобы эти руководители в свою очередь готовили собственные штаты подготовленных и компетентных сотрудников.

Оказывать помощь Генеральному директору при утверждении плана и бюджета, охватывающего все стороны деятельности гостиничного предприятия.

Оказывать помощь Генеральному директору в вопросах контролирования деятельности гостиничного предприятия с максимальной эффективностью, с тем чтобы достичь максимального объема оказываемых услуг и получения прибыли в соответствии с разработанными планом и сметой.

Оказывать помощь Генеральному директору в деле принятия всеобъемлющего плана гостиничного предприятия по маркетингу и проведению в жизнь стратегии реализации продукции наряду с планом рекламной деятельности и связями гостиницы с отдельными лицами или общественными организациями.

Оказывать помощь Генеральному директору в деле проведения в жизнь и следования единой политике, рациональной организации труда и др. приемам, относящимся к эффективным операциям гостиничного предприятия, включая эксплуатацию, программы обеспечения сбыта, противопожарную безопасность, повышение квалификации кадров, стандарты качества и др..

Оказывать помощь Генеральному директору в периодической проверке и оценке технического состояния гостиничного хозяйства с учетом профессионального опыта в выполнении плана, направленного на обеспечение максимальной эффективности и удовлетворения спроса гостей.

Оказывать помощь Генеральному директору в выполнении и пересмотре соответствующих планов подготовки и повышения квалификации всех сотрудников с целью обеспечения высокого уровня обслуживания, воспитания высоких моральных принципов у работников гостиницы и содействия в укомплектовании кадрами гостиничной корпорации в будущем.

Оказывать помощь Генеральному директору в представлении им компании на месте в установлении связей с соответствующими кругами, создавая тем самым положительное мнение о гостинице.

Оказывать помощь Генеральному директору в деле поддержания контактов с Владельцами или их представителями, в информировании их о состоянии дел в гостинице и перспективном планировании.

В отсутствие Генерального директора замещать его.

Заниматься всеми неотложными и текущими производственными делами.

Осуществляет контроль непосредственно над руководителями ведущих отделов.

Под контролем со стороны непосредственно Генерального директора

Ответственность и полномочия:

Ответственность за постоянную соответствующую работу гостиничного предприятия в рамках направлений, установленных Генеральным директором. Консультирование и руководство начальниками отделов.

Начальник отдела маркетинга

Основная функция: Планирует, руководит и контролирует подготовку, расширение и реализацию программ маркетинга с целью осуществления продажи гостиничных номеров и услуг при получении максимального уровня доходов и прибылей. Руководит и контролирует деятельность высококвалифицированного персонала и работников отдела маркетинга, организации и обслуживании конференций, групповых встреч и банкетов.

Масштаб деятельности: Несет ответственность за развитие экономической деятельности нового типа и обеспечение существующей экономической деятельности посредством эффективного функционирования отдела маркетинга в гостинице с номерным фондом _____ номеров при ежегодном объеме продаж в сумме_____ миллионов лей.

Выполняемая работа:

Занимается планированием, разработкой маркетинга и программ организации маркетинга, нацеленных на расширение сбыта и рекламирование средств размещения и услуг, при этом поддерживает тесные деловые контакты с Генеральным директором и с отдельными административными или общественными организациями, обеспечивая таким образом соответствие гостиничного маркетинга, рекламных программ местным и корпоративным целям по вопросам объема сбыта и прибыльности.

Организует, руководит, управляет и контролирует поступления заявок от различных местных, региональных, государственных социальных, политических, промышленных, корпоративных и религиозных групп посредством внешних и личных контактов, разговоров по телефону и переписки в целях их стимулирования и резервирования гостиничных номеров, мест для проведения совещаний, конференций, банкетов или других любых мероприятий при получении максимальных прибылей, следуя при этом стандартам качества и обслуживания.

Планирует и составляет местные целевые программы, квоты для индивидуального сбыта, общие планы сбыта по отделу или любые другие программы, нацеленные на стимулирование продаж в рамках отдела маркетинга и/или всего гостиничного предприятия и в соответствии с любыми другими задачами маркетинга, поставленными руководством.

Развивает и поддерживает тесные служебные контакты с Генеральным директором и всеми другими отделами гостиничного предприятия, включая службу портье, отдел главного бухгалтера, отдел продуктов питания и напитков, отдел "Паблик рилейшенз" и др. в целях поддержания полной осведомленности в отношении наличия номеров, ценообразования, изменений в политике, выбора меню и т. д. с тем, чтобы дать возможность отделу маркетинга представлять и продавать наилучшей и наиболее современные средства размещения и услуги, доступные клиенту. Вносит изменения в планы по сбыту и/или изменяет меры по осуществлению сбыта, что представляется необходимым для обеспечения наилучших результатов как во время периодов максимального сбыта, так и в период затишья.

Развивает и поддерживает тесные служебные связи с конкурентами местного и регионального масштаба посредством личных контактов, через профессиональные и промышленные ассоциации, идя в ногу с достижениями конкурирующих предприятий в деле предоставления услуг, средств размещения, новых программ и, расчетов с тем, чтобы сохранить конкурентоспособность гостиничного предприятия и разрабатывать новые методы маркетинга.

Несет ответственность за подбор, подготовку и совершенствование кадров отдела маркетинга, включая работников по обслуживанию банкетов и конференций. Планирует и регулирует вознаграждения сотрудников отдела, рекомендуя повышение заработной платы за услуги и в виде поощрения, аттестуя и оценивая показатели работника. Несет ответственность и принимает дисциплинарные меры, вплоть до увольнения из отдела.

Координирует, руководит и управляет деятельностью отдела по обслуживанию конференций, включая составление подробных спецификаций для проведения конференций, встреч и организации. Сюда относятся непосредственные личные контакты и/или контакты по телефону и/или переписка с клиентами с целью согласования вопросов помещения для проведения встречи, организации мероприятия, необходимой звуковой и видео аппаратуры, требований специальных выставок, резервирования для размещения в гостинице наиболее важных участников совещания, и т. д. с тем, чтобы подготовить все необходимое и удовлетворить все пожелания заказчика.

Обеспечивает потребности клиентов во время их пребывания в гостинице, наблюдая за работой всех конференций, совещаний и других мероприятий, осуществляя контроль за соответствием обслуживания условиям, оговоренным с заказчиком заранее, отдает распоряжения с тем, чтобы соблюсти пожелания заказчика и тем самым способствовать развитию деловых контактов.

Несет ответственность за сбор данных и подготовку всех отчетов по маркетинг включая прогнозы, бюджеты, невыполненные заказы, недельные и месячные резервирования, аннулирование заказов и другие сведения, необходимые для осуществления руководством принятия экономически эффективного решения.

Осуществляемый контроль над: 1. Непосредственно -

• а)заведующим отделом сбыта;
• б)заведующим отделом обслуживания конференций;
• в)агентами по продаже услуг;
• г)координаторами по организации проведения конференций;
• д)канцелярскими работниками.
• 2. Косвенно - заведующими службой банкетов и общественного питания.

Под контролем со стороны: Непосредственно со стороны генерального директора.

Обязанности и полномочия:

Взаимоотношения между членами коллектива. Необходимы высокая степень квалификации, целеустремленность, такт, способность убеждать. Иметь способность эффективно работать с клиентами и руководителями всех отделов в целях поддержания самых высоких стандартов обслуживания и средств размещения.

Материалы или продукты. Несет ответственность за сохранение высокой нормы продажи гостиничных услуг. Осуществляет контроль над фондом заработной платы по отделу, затратами на рекламу и поощрение и также над всеми канцелярскими накладными расходами.

Оборудование. Несет ответственность за все канцелярское оборудование и поставки, а также за оборудование и оснащение гостиничного предприятия, если это может оказать воздействие на увеличение сбыта.

Деньги. Несет ответственность за максимализацию доходов и прибыли, за сбыт гостиничных номеров и общественных помещений.

Деловые контакты, (внутренние). С Генеральным директором, руководителями отделов, персоналом отдела маркетинга и организации банкетов, (внешние) - с руководителями организации конференций, бюро проведения конференций, авиакомпаниями, председателями общественных организаций, местными бизнесменами, местными исполнительными объединениями и др.

Главный бухгалтер Основная функция: планирует, организует, руководит и контролирует деятельность, определяющую эффективную организацию отдела главного бухгалтера с тем, чтобы включить функции производственной бухгалтерии, общего учета, фонда заработной платы, разработки плана, смет и финансового планирования, использование систем обработки данных и программы ЭВМ, использование рациональной организации труда и др. приемов. Дает рекомендации руководству относительно экономической обоснованности различных программ и проектов.

Масштаб деятельности: данный отдел обеспечивает весь необходимый учет и контроль, требуемые для ежегодного объема сбыта.

Выполняемая работа:

Руководит подготовкой финансовых отчетов, внутреннего графика по задолженностям и различных финансовых отчетов администрации, включая подготовку, анализ и толкование данных прогнозирования, касающихся активно используемых фондов в отношении показателей работы.

Составляет годовой план с учетом перспективного планирования экономического состояния гостиничного предприятия, относительно работающих в нем людей, объема сбыта, прибыли и уровней рациональной организации труда. Сюда относится подготовка долгосрочного и краткосрочного прогнозирования, анализ полученных данных и выявление будущих ставок накладных расходов. Разрабатывает оперативные сметы на кадры и осуществляет контроль за уровнем издержек по накладным расходам.

Разрабатывает и внедряет системы производственного учета с целью составления подробного отчета об издержках производства. Вводит новые методики, руководит проведением инвентаризации материально-технической базы и определяет ее стоимость. Ведет регистрацию записей материально-технического снабжения и проводит необходимую корректировку. По собственности, подлежащей руководству, предоставляет инспектору Владельца учетно-финансовую информацию и информацию об издержках производства.

Обеспечивает выдачу счетов заказчику за продукт и обслуживание. Обеспечивает выдачу счетов на оплату услуг в соответствии с установленной процедурой.

Руководит регистрацией данных по финансированию лимитированных закупок и учетом расходов по сравнению с отчислениями. Составляет отчет о финансовом положении и дает перспективную оценку контрактов и позиций, рассматриваемых в данный момент. Ведет регистрацию бухгалтерской документации по основным фондам и расходам с учетом бюджетов на капитальные ассигнования.

Предоставляет услуги по обработке информации, включая услуги пользования ЭВМ, предлагаемые всем подразделениям гостиничного предприятия.

Совершенствует политику компании наряду с используемыми методами работы. Осуществляет контроль за программой использования бланков строгой отчетности и оперативного учета, включая хранение документации прошлых лет.

Предоставляет списочный состав работающих в гостиничном предприятии, включая хронометрирование организации производственного процесса, удерживает налоги и выплачивает сотрудникам различные виды надбавок, предъявляет запрашиваемые отчеты и прочую документацию. Контролирует кассовые расчеты и банковские счета.

Рассматривает предлагаемые планы экономической деятельности и программы, нацеленные на определение экономической эффективности гостиничного предприятия в будущем. При необходимости рекомендует альтернативный образ действий.

Поддерживает тесные связи с руководителями других отделов, участвует в проведении совещаний на высоком уровне с целью получения сведений, которые могут быть использованы при анализе хозяйственной деятельности предприятия, направленном на повышение эффективности выполняемой отделом работы.

Комплектует штаты отдела, определяет объем работы ведущих сотрудников, ведает вопросами повышения их квалификации. Решает вопросы, связанные с приемом сотрудников на работу и увольнением, либо дает действенные рекомендации по вопросам приема на работу, увольнения, повышения и понижения в должности, дисциплинарных взысканий, понижения и повышения ставок или других изменений в статусе сотрудников.

Осуществляет контроль над:

Лицами, находящимися в непосредственном подчинении.

Лицами, находящимися в косвенном подчинении.

Под контролем со стороны: генерального директора

Ответственность и полномочия:

Отношения с сотрудниками. В отношениях c подчиненными должен проявлять требовательность, тактичность, выдержку, способствовать формированию доброжелательных служебных отношений с другими отделами.

Совершенствование бухгалтерского учета в соответствии с Национальными Стандартами Бухгалтерского Учета Республике Молдова для всего гостиничного предприятия. Необходимо постоянно принимать решения в отношении модификаций и применений новых систем в соответствии с меняющимися требованиями. Принятие решения в любом случае должно быть направлено на получение максимальных прибылей при правильном руководстве. Каждое принимаемое решение должно исходить из учета возможных прибылей и убытков предприятия, его пассивов и активов. Не должны приниматься решения или предприниматься действия, идущие вразрез с общепринятыми принципами бухгалтерского учета.

Зам. главного бухгалтера

Основная функция: постоянно контролировать работу отдела. Осуществлять контроль за надлежащим ведением бухгалтерских книг. Готовить отчеты в рамках самого гостиничного предприятия и отчеты в главную контору фирмы. Оказывать помощь главному бухгалтеру в осуществлении контроля над доходами, расходами, активами и пассивами гостиничного предприятия в соответствии с существующими требованиями и политикой, проводимой корпорацией.

Масштаб деятельности

Оказывает помощь главному бухгалтеру в осуществлении эффективного руководства отделом. Занимается сбором рабочих данных в виде финансовых отчетов, прогнозов и специальных отчетов, являющихся непосредственными рычагами управления. Осуществляет анализ доходов и расходов при непосредственном контроле за исполнением внутрихозяйственных директив. Оказывает помощь главному бухгалтеру в управлении схемой организационной структуры предприятия. Представляет в главный офис фирмы и подразделения гостиничного предприятия точные рабочие данные в соответствии с календарным графиком отчетности.

Выполняемая работа

Правильно ведет бухгалтерскую книгу с подведением ежемесячных итогов.

Составляет отчеты в главный офис фирмы и финансовые отчеты в соответствии с календарным планом отчетности.

Контролирует работу сотрудников бухгалтерии в соответствии с положениями отчетности, предусмотренными организационной схемой.

Оказывает необходимую помощь главному бухгалтеру и сотрудникам.

Регулярно проводит собрания сотрудников отдела.

Ежемесячно согласует все статьи бухгалтерского баланса.

Ежемесячно готовит перспективный анализ выполнения квартального плана.

Обеспечивает оплату всем поставщикам на основе стоимости в текущих ценах, сохраняя за гостиничным предприятием право расчета в течение 30 дней.

Гарантирует выдачу счетов клиентам в соответствии с бухгалтерской книгой записи финансовых операций расчета в течение двух дней после выезда гостей из гостиницы.

В конце каждого месяца подводит баланс на основе сведения записей главной книги и книги записей финансовых операций расчетов, производимых с клиентами.

Составляет ежедневный баланс по книге проживающих в гостинице.

Контролирует оплату комиссионных турагентам, выплачиваемую за предыдущую неделю, не позднее Пятницы.

Контролирует надлежащее состояние в подсобных помещениях, хранилищах, а также современный уровень содержания документации.

Ежемесячно приводит в соответствие все банковские счета.

Контролирует наличие денег в кассе главного кассира. Ежемесячно проверяет наличие денег в кассе каждого кассира.

• 16. Контролирует своевременную выплату зарплаты работникам гостиничного предприятия.
• 17. Готовит отчеты внутреннего пользования.

Занимается вопросами ремонта и эксплуатации компьютерной технике, как в службе портье, так и других подразделениях.

Занимается вопросами повышения квалификации сотрудников отдела, а также стажеров, проходящих практику.

Занимается вопросом составления графика отпусков для сотрудников отдела с равномерным распределением отпусков в течение года.

Информирует главному бухгалтеру о недостатках контроля, имеющихся трудностях и происшествиях.

Осуществляет контроль:

• - непосредственно над инспектором по проверке счетов, бухгалтером-ревизором по доходам, главным кассиром, кассиром, инспектором по оплате счетов, старшим кассиром по финансовым вопросам приобретения и реализации продуктов питания и напитков.
• - косвенно над стажерами, бухгалтером производственного склада, управляющим по кредитным операциям, главным кладовщиком.

Ответственность и полномочия:

Поддерживать хорошие отношения с руководителями всех отделов и сотрудниками своего отдела.

Нести ответственность за все предметы оргтехники в бухгалтерии, службе портье и на складах.

Нести ответственность за сохранность сейфов.

Поддерживать деловые отношения внутри предприятия и за его пределами: с бухгалтерами, ревизорами, гостями, представителями дирекции, банками, поставщиками.

Нести ответственность за руководство отделом в период отсутствия главного бухгалтера.

Заместитель ген. директора по гостиничному хозяйству

Основная функция. Обеспечивать высокий уровень обслуживания и содержания помещений в соответствии с категорией гостиницы по всем отделам, на которые распространяются полномочия, например, служба портье, хозяйственные службы, эксплуатационные службы, служба коммутатора, охраны и консьержа. Выполнять функции генерального директора в его отсутствие.

Масштаб деятельности. Исчерпывающее знание всех процедур и обеспечения их неукоснительного выполнения. Содействие руководителям подчиненных служб в выполнении поставленных перед ними задач. Выполнение обязательств и целей, сформулированных ниже.

Выполняемая работа

• 1. Обеспечивать на фоне ежедневного функционирования гостиничного хозяйства уровень соответствия стандартам и направлениям работы компании, согласованным с генеральным директором.
• 2. Принимать необходимые меры по максимальному повышению доходов от оплаты за проживание в гостинице, за счет увеличения занятости гостиничных номеров и средней тарифной расценки. В целях повышения доходов от функционирования службы снабжения продуктами питания и напитками оказывать этой службе содействие в развитии торговли, осуществляемой также и сотрудниками службы гостиничного фонда.
• 3. Проводить тщательный контроль за расходами в рамках службы гостиничного фонда, например, заранее на двухнедельный срок составлять расписание дежурств всех отделов в службе номерного фонда (особенно сверхурочное время), обеспечивать номера мылом, бельем, посудой и т.д. и заключать контракты на обслуживание с другими фирмами.
• 4. Обеспечить первоклассную эксплуатацию гостиничного здания как внутри, так и снаружи, придерживаясь расходов на эксплуатацию и ремонт в рамках установленного бюджета. Проверять правильность составления заявок на текущий ремонт в соответствии с производственной необходимостью.
• 5. Обеспечить экономию энергии в рамках всего гостиничного предприятия.
• 6. Способствовать осуществлению коммерческой функции гостиничного предприятия за счет развития хороших деловых контактов с клиентами, в частности, с представителями авиакомпаний, экипажи которых останавливаются в гостинице, и постоянными заказчиками.
• 7. Поддерживать соответствие стандартам в смысле соблюдения внешнего вида и требований личной гигиены всего обслуживающего персонала гостиницы, находящихся в подчинении, особенно носильщиков и сотрудников службы портье.
• 8. Регулярно проводить проверки состояния номеров гостиницы, коридоров, холлов, общественных туалетов в целях поддержания должного порядка и чистоты.
• 9. Ежеквартально проводить инвентаризацию фарфора, стеклянной посуды, белья и расходуемых материалов в гостиничных номерах для определения потерь и принятия мер к их пополнению. Заказы на объем пополняемых материалов обсуждать с генеральным директором.

Реагировать на все жалобы со стороны гостей относительно функционирования службы эксплуатации гостиничного фонда, принимать меры против повторных жалоб, способствовать тому, чтобы гость стал постоянным заказчиком.

Контролировать строгое соблюдение всеми сотрудниками правил техники безопасности и требований к охране здоровья, готовность на случай аварийного положения или чрезвычайных обстоятельств.

Нести ответственность за внедрение и использование действующих программ повышения квалификации в рамках службы эксплуатации номерного фонда совместно с заведующим секцией повышения квалификации.

Руководить дежурными заведующими дневной и ночной смен в целях повышения эффективности их функций. Ежедневно просматривать книгу записей дежурных и при необходимости принимать меры по исправлению ситуации. Ежедневно просматривать журнал регистрации работы коммутатора.

Подписывать ваучера представителей туристических фирм, а в отсутствие Генерального директора подписывать все другие необходимые документы.

Контролировать выполняемость функций службы номерного фонда и установленных процедур, постоянно их совершенствовать.

При необходимости брать на себя ответственность заведующего номерным фондом. Составлять расписание работы дежурных заведующих на месяц.

Посещать:

• а) совещание руководителей отделов
• б) совещания по коммерческим вопросам (по желанию)
• в) совещание по технике безопасности и охране здоровья
• г) совещание по экономии энергетических ресурсов.
• 18. Оказывать помощь Генеральному директору в вопросах подготовки бюджета на год, прогнозирования и анализа ассигнований, ежемесячного освещения ситуации относительно занятости номеров, программ капиталовложений.

В период отсутствия Генерального директора брать на себя, его полномочия по управлению гостиничным хозяйством. В обычных условиях заведующий службой обеспечения продуктами питания и напитками осуществляет контроль за работой кухни и буфетов. Однако в некоторых случаях, а также в отсутствие заведующего службой обеспечения продуктами его полномочия возлагает на зам. Директора по гостиничному хозяйству.

Другие обязанности в соответствии с инструкцией.

Осуществляет контроль:

Непосредственно: над заведующим распределения гостиничного фонда, главным инженером, заведующим службой по технике безопасности и охране, дежурным администратором, распорядителем по хозяйственным делам, зав. ночной сменой.

Под контролем со стороны: Генерального директора

Ответственность и полномочия:

Работать в контакте со всеми сотрудниками.

Устанавливать деловые отношения с клиентами гостиницы, подрядчиками, например, фирмой, осуществляющей автобусное обслуживание, садоводческой фирмой, фирмой по проведению уборочных работ территории и др.

Отвечать за исправность технических средств по уборке помещений, штемпеля, указывающего время прибытия гостя, компьютеров, а также за пополнение расходуемых материалов.

Главный инженер

Основная функция: Обеспечить эксплуатацию здания и оборудования в соответствии с установленными стандартами в рамках сметных издержек.

Масштаб деятельности: Обеспечивает эффективную эксплуатацию оборудования и всего здания. Контролирует расходы с тем, чтобы они не выходили за рамки бюджета. Следит за производительностью и эффективностью труда.

Выполняемая работа:

• 1. Обеспечивает распределение ежедневных заказов на выполнение работ и их завершение в срок с помощью помощника главного инженера.
• 2. Составляет графики проведения работ по профилактическому ремонту, работы распределяются и их выполнение контролируется с помощью помощника главного инженера.
• 3. Следит и контролирует выполнение работ, осуществляемых подрядчиками.
• 4. Следит за тем, чтобы исполнение всех работ, выполняемых инженерами гостиничного предприятия или подрядчиками соответствовало установленным стандартам.
• 5. Следит за тем, чтобы установка кондиционирования воздуха всегда функционировала в соответствии с требованиями.
• 6. Контролирует процесс водоснабжения.
• 7. Обеспечивает и активно контролирует выполнение программы мер по экономии тепло-энэрго-ресурсов.
• 8. Регистрирует необходимые данные в целях подготовки месячного отчета для представления его руководству.
• 9. Следит за эффективным управлением запасами для обеспечения материально-технического снабжения специалистов.

Вместе с администрацией устанавливает очередность выполнения работ.

Контролирует и обучает пожарную команду. Ежемесячно для всех сотрудников проводит занятия по противопожарной безопасности.

Ежемесячно готовит и представляет отчет о соблюдении мер по противопожарной безопасности, сводку данных о расходе энергии, отчет о состоянии силового оборудования и отчет о водоснабжении.

13. Занимается составлением бюджета отдела и следит за его исполнением в плане издержек.

Следит за тем, чтобы графики дежурств сотрудников составлялись эффективно и справедливо.

Вместе с помощником главного инженера обучает и совершенствует кадры инженерно-технического состава.

Вместе с начальником отдела кадров занимается всеми кадровыми вопросами, включая прием на работу, подбор кадров, поощрения, дисциплину, жалобы и увольнения.

Осуществляемый контроль над: Непосредственно - помощником главного инженера и всеми другими сотрудниками инженерной службы.

Под контролем со стороны: Непосредственно - Генерального директора/заместителя Ген. директора по гостиничному хозяйству.

Обязанности и полномочия: Отвечает за выполнение всех технических задач, находящихся под его непосредственным контролем. Его полномочия распространяются на вопросы исполнения бюджета, кадров и руководство техническим отделом.

Заместитель (помощник) главного инженера

Основная функция: Обеспечивать координацию, контроль, руководство и содействие, оказываемые главному инженеру в выполнении его обязанностей в должном функционировании технической службы.

Масштаб деятельности: Вместе с главным инженером несет ответственность за планирование, распределение работ, наблюдение за выполнением работ и контроль за осуществлением ремонтных работ и содержанием оборудования, за выполнение программ по рациональному использованию и экономии тепла, света и энергии. Отвечает за контроль по выполнению работ, осуществляемых подрядчиками, за техническое обслуживание гостиничного предприятия.

Выполняемая работа:

• 1. Руководство персоналом.
• а) Занимается составлением расписаний дежурств и организует сменную работу в целях соответствующего обеспечения персоналом.
• б) Занимается вопросами приема на работу и увольнения с работы, вопросами дисциплины вместе с главным инженером и отделом кадров.
• в) Заполняет табели выхода на работу для составления платежной ведомости.
• г) Проводит обучение по программе взаимного обучения "обучай обучающего".
• 2. Ремонтные работы и техническое содержание оборудования.
• а) Занимается ежедневным распределением нарядов на выполнение работ и контролирует их выполнение.
• б) С главным инженером составляет графики выполнения работ по профилактическому ремонту, распределяет работы и контролирует их выполнение.
• в) Вместе с главным инженером отвечает за контроль работы, выполняемой подрядчиками в гостинице по ремонту и эксплуатации.
• г) Регулирует проведение ремонтно-эксплуатационных работ, независимо от того, осуществляются ли они персоналом гостиницы или подрядчиками, с соблюдением норм безопасности и в соответствии с установленными стандартами.
• 3. Деятельность, связанная с теплоснабжением, освещением и энергоснабжением.
• а)Контролирует процесс подачи воды, проводит контрольные замеры на определение качества.
• б) Для осуществления контроля регистрирует данные ежедневно и на основе разной периодичности.
• в) Вместе с главным инженером вводит и контролирует выполнение программы экономии тепло-энэрго-ресурсов.
• г) Контролирует выполнение принятых установок и систем в целях обеспечения наиболее эффективной эксплуатации при максимальной экономичности затрат.
• 4. Непосредственные обязанности.
• а) Контролирует управление запасами с тем, чтобы обеспечить их сохранность и рациональное использование.
• б) Вместе с главным инженером занимается составлением бюджетов отдела и руководит их исполнением с тем, чтобы снижать затраты.
• в) Вместе с главным инженером устанавливает очередность выполняемых работ.
• г) Изучает меры противопожарной безопасности и, в качестве члена пожарной команды - как управлять системой пожаротушения.
• д) Манерами поведения, личным отношением к работе и внешним видом способствует созданию высокого уровня взаимодействия с другими отделами и высокого уровня обслуживания гостей.

Осуществляемый контроль над: Непосредственно инженерно- техническим персоналом.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного инженера.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за оказание содействия главному инженеру в координации и контроле технической деятельности, включая сохранность и соответствующее использование инструментов, материалов и оборудования с тем, чтобы обеспечить безопасное и требуемое состояние гостиницы. Контролирует использование коммунальных услуг с тем, чтобы добиться максимальной экономии и контроля над уровнем издержек.

Заведующий номерным фондом

Основные функции: Организация, планирование, контроль и руководство через заведующих подразделениями работой, связанной с номерным фондом гостиницы, включая службу портье, службу швейцаров, посыльных, носильщиков, административно-хозяйственную деятельность, технику безопасности, телеграфно-телефонную службу, в целях обеспечения наиболее удобного и приятного проживания гостей и максимального использования опыта, накопленного гостиницами, с тем чтобы способствовать повторным заказам.

Масштаб деятельности: Ответственность за всю деятельность и вопросы, связанные с наличием, товарным состоянием, чистотой и внешним видом номеров в гостинице.

Выполняемая работа:

Организация, контроль и руководство, службой портье, включая регистрацию, отъезд, службу швейцаров, посыльных и носильщиков, бронирование, кредит, счета гостей, жалобы и предложения гостей, что достигается разработкой и проведением эффективной политики и программ, осуществляемых квалифицированным, заинтересованным, вежливым персоналом в целях обеспечения наиболее удобного и приятного пребывания гостя.

Контроль и руководство подготовкой и анализом отчетов о проверке и прогнозировании использования номерного фонда в течение 3 дней, 10 дней, 3 месяцев и 12 месяцев, включающих бронирование, недозаезд, гарантии, блоки номеров, люксы, специальные просьбы, с тем чтобы осуществлять постоянный контроль за наличием номеров, что обеспечит наивысший процент их занятости при самой высокой допустимой средней стоимости номера.

Организация, контроль и руководство хозяйственно-административной деятельностью, включая все номера, общественные и подсобные помещения, путем правильной расстановки и использования квалифицированного административно-хозяйственного персонала с тем, чтобы все номера и общественные помещения были чистыми, комфортабельными, уютными, готовыми к продаже и эксплуатации.

Контроль и руководство эффективной работой гостиничной прачечной в целях обеспечения эффективного производства чистого белья, необходимого для содержания на самом высоком уровне номеров и пищеблока.

Контроль и руководство экономичной работой технических служб гостиницы, включая высоковольтную подстанцию, освещение и электроэнергию, программы сохранения энергии, системы и службы профилактики и повседневного ремонта и обслуживания, оборудование на случай пожара и обеспечения безопасности с тем, чтобы производственные помещения и коммуникации гостиницы работали с максимальной эффективностью и пребывание гостей проходило в комфортабельной и приятной обстановке. Рекомендует и руководит осуществлением эффективных с экономической точки зрения усовершенствований существующих служб и технических средств, а также крупных проектов путем составления и проверки спецификаций и внесения предложений по заказам на оборудование.

Организация, контроль и руководство работами по системам безопасности в гостинице таким образом, чтобы обеспечить безопасность гостей и служащих гостиницы и защиту от нанесения ущерба, разрушения и/или потери их собственности и имущества гостиницы.

Контроль и руководство работами по всем системам связи в гостинице, включая телефонную связь и системы телекса таким образом, чтобы обеспечить правильную установку и бесперебойное действие существующего и нового оборудования и осуществлять все операции по связи для гостей быстро, вежливо, тактично и доброжелательно.

Выполняет специальные задания по указанию Генерального директора.

Должности, находящиеся под непосредственным контролем:

• а) Заведующий службой портье
• б)3аведующий хозяйственным отделом
• в)Начальник службы безопасности
• г) Главный инженер
• д)Заведующий прачечной
• е)Главный оператор телефонной станции

Под контролем со стороны: Генерального директора

Обязанности и полномочия:

Взаимоотношения между членами коллектива. Умение эффективно сотрудничать со служащими на всех уровнях в самой гостинице, представителями профсоюзов и корпоративным персоналом, умение оценивать, координировать и стимулировать работу служащих гостиницы для достижения наилучших результатов на их участках и распространять положительный опыт на все сферы обслуживания. Умение принимать решения при самом разумном к ним подходе.

Материальные ценности. Несет ответственность за поддержание максимально возможных высоких стандартов в отношении обслуживания и чистоты в гостинице в соответствии с установленными стандартами.

Оборудование. Прямой ответственности не несет. Косвенно отвечает за все материалы и оборудование в гостинице.

Деньги. Прямых денежных операций не осуществляет.

Деловые контакты (внешние и внутренние). Внешние - все арендаторы, гости, продавцы, представители профсоюзов и руководящие работники гостиничной и туристической индустрии, служащие фирм, правительственных учреждений и объединений, организующих гостиничное хозяйство.

Заведующий службой предварительных заказов мест в гостинице

Основная функция: способствовать максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за ведением книги регистрации и учета номерного фонда и за системой предварительного заказа мест в гостинице.

Масштаб деятельности: отвечать за деятельность работников службы портье принимающими предварительные заказы, контроль за ведением книги регистрации номерного фонда, постоянное обеспечение данными системы автоматического бронирования, обеспечение максимальной занятости номерного фонда и средней тарифной нормы для гостиницы. Поддерживает тесные связи со службой портье, отделом маркетинга, отделом представления кредита и службой по организации банкетов.

Выполняемая работа:

• 1).Производственная:
  • а) Способствует максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за занятостью номерного фонда и средней тарифной ставкой стоимости номеров.
  • б)Руководит работой сотрудников службы портье, принимающих предварительные заказы, регистрацией и обработкой предварительных заказов. Оказывает содействие в этом процессе посредством контроля за ведением книги регистрации номерного фонда, а также обеспечения данными системы автоматического бронирования.
  • в)Изучает тарифные ставки оплаты за гостиничные номера, специальные комплексные программы, категории помещения в целях эффективного управления системой предварительных заказов.
  • г) Реагирует на жалобы и просьбы клиентов и незамедлительно передает их заведующему службой портье.
  • д)Работает в тесной связи с заведующим службой портье, администрацией, заведующими отделом маркетинга, кредитного отдела и службы организации банкетов.
  • е) Готовит отчеты по данным предварительных заказов, статистики, контроля, аннуляции и оплаты.
  • ж) Проявляет обходительное и доброжелательное отношение к гостям, поддерживает хорошие деловые контакты с заказывающими организациями в целях содействия осуществлению экономической деятельности и создания хорошей репутации гостиницы.
• 2. Общая
• а) Знает о мерах предосторожности против возникновения пожара и правилах обращения со средствами пожаротушения.
• б) Посещает собрания по мере необходимости.
• в) Содействует в работе службы резервирования мест в гостинице.

Осуществляет контроль: непосредственно над сотрудниками службы портье по предварительному заказу мест в гостинице

Под контролем со стороны непосредственно: управляющего службой портье

Ответственность и полномочия:

Ответственен за максимальный рост доходов гостиничного предприятия посредством контроля и учета данных для гостиницы, соответствующее использование технических средств службы предварительных заказов, проявляет личную заинтересованность в развитии нормальных отношений с заказывающими организациями.

Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице

Основная функция: Осуществляет прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице по электронной почте, телефону, телексу и лично, быстро и деликатно решает все вопросы, касающиеся предварительных заказов.

Масштаб деятельности: несет ответственность за обработку информации о текущем и перспективном бронировании мест в гостинице.

• 1. Производственная:
  • а) Изучает тарифные расценки оплаты за проживание, комплексные программы обслуживания, категории и помещения в целях эффективного управления системой приема и обработки предварительных заказов.
  • б) Осуществляет прием и обработку заказов на бронирование как за длительный, так и короткий срок, включая регистрацию и учет в соответствии с установленной методикой.
  • в) Работает с телексом, по-деловому и доброжелательно отвечает на телефонные звонки.
  • г)Следует положениям предоставления кредитов, работает в тесной связи с начальником кредитной службы.
  • д) Постоянно контролирует состояние номерного фонда, учитывает наличие гостиничных номеров в целях их максимальной реализации.
  • е) Обрабатывает авансовые депозиты, соблюдая их четкую регистрацию с тем, чтобы на их основе предоставлять кредит гостям.
• 2. Общего характера
• а) Знаком с мерами предосторожности против возникновения пожара и правилами обращения со средствами пожаротушения.
• б) Ведет учет предварительных заказов/корреспонденции в соответствии с установленной системой. Оказывает помощь в работе службы по приему предварительных заказов мест в гостинице.

Осуществляемый контроль: контроль не осуществляется

Под контролем со стороны: непосредственно зав. службой приема предварительных заказов, зав. службой портье.

Ответственность и полномочия:

Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице несет ответственность за эффективный корректный прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице в целях содействия максимальному росту доходов. Проявляет личную заинтересованность в формировании хороших отношений с заказчиками. Оптимально использует оргтехнику, предназначенную для приема и обработки предварительных заказов.

Регистратор

Основная функция. Принимать, размещать и регистрировать заезжающих гостей, быть в распоряжении службы портье, оформлять выезд гостей и выполнять разную административную работу в связи с упомянутыми функциями. Предоставлять номера гостиницы в целях максимального использования средней тарифной ставки оплаты за проживание. Неуклонно стремиться к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Масштаб деятельности. Нести ответственность за удовлетворение всех нужд гостей, проживающих и ожидаемых. Поддерживать тесные связи с кассирами службы портье, службой приема предварительных заказов в гостинице и хозяйственными службами.

Выполняемая работа

Принимает, размещает и регистрирует заезжающих гостей в соответствии с установленной процедурой и возможностями, включая формальности кредитного оформления.

Распределяет и закрепляет номера, проводит предварительную регистрацию гостей в соответствии с существующей системой.

Предоставляет номера гостям, заезжающим в гостиницу без предварительного заказа в целях получения максимальной оплаты за проживание.

Информирует хозяйственные службы об освобождающихся номерах, ведет учет номеров, сданных под заезд. Проверяет отчеты хозяйственных служб о готовности номеров к заезду. Занимается фактами расхождения в данных отчетах.

Занимается проблемами гостей, обратившихся в службу портье.

Осведомлен обо всех существующих средствах обслуживания в гостинице, о ежедневном их функционировании и происходящих мероприятиях.

Принимает и обрабатывает предварительные заказы мест, принятых службой портье.

Следуя правилам хорошего тона, как внешним видом, так и отношением к работе стремится к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Осуществляемый контроль: регистратор должностного контроля не осуществляет

Под контролем со стороны: непосредственно - старшего по смене, управляющего службой портье, старшего дежурного администратора.

Ответственность и полномочия

Несет ответственность за корректное отношение к гостям, тесные деловые контакты с другими службами гостиницы, точное исполнение административных функций и обеспечение высокого уровня личного обслуживания гостей.

Кассир службы портье

Основная функция. Содержать счета гостей гостиницы в надлежащем состоянии готовности и правильности заполнения, использовать финансовые операции при оплате этих счетов, внимательно производить расчет гостей наличными деньгами; т.е. все то, что и конечном счете определяет высокий уровень обслуживания.

Масштаб деятельности. Несет ответственность за выполнение всех функций кассира службы портье при обслуживании гостей гостиницы, за тесные деловые контакты с регистраторами службы портье, службы оформления кредитных операций, бухгалтерами и дежурным администратором.

Выполняемая работа - производственная:

• а) Содержит счета гостей в надлежащем состоянии готовности и правильности заполнения при условии использования имеющихся в службе портье средств оргтехники.
• б) Оформляет выезд гостей и взимает оплату по счетам, контролируя полное оформление счета проживающего в соответствии с установленной процедурой оплаты, включая подтверждение кредитной карточки.
• в) Производит кассовый расчет гостей: оплату наличными, чеками, кредитными карточками, обмен валюты и другие операции, соблюдая характерные для гостиничного предприятия процедуры оплаты с присущими операциям ограничениями.
• г)Несет ответственность за точность денежных сумм в сейфах.
• д) Ведет учет по анализу финансового аспекта функции кассира, депонируя наличные деньги и чеки в конце каждой смены в соответствии с требованием.
• е) Поддерживает тесные деловые контакты со службой портье, регистраторами, бухгалтерами.
• ж) Обеспечивает высокий уровень обслуживания гостей, стремится к нему своим отношением к работе, внешним видом, следуя правилам хорошего топа.

Выполняемая работа - общего характера

• а) Хорошо знаком с мерами предосторожности против возникновения пожара и правилами обращения со средствами пожаротушения
• б) Соблюдает меры предосторожности в отношении сохранности кассовой наличности.
• в) Посещает занятия по повышению квалификации.

Осуществляемый контроль: кассиры службы портье должностного контроля не осуществляют.

Под контролем со стороны: непосредственно - главного кассира.

Ответственность и полномочия:

Кассир службы портье несет ответственность за эффективное, корректное обслуживание гостей, обеспечивая высокий уровень личного обслуживания, за хорошие деловые отношения с другими службами, за оптимальное использование имеющихся технических средств.

Заведующий хозяйственным отделом

Основные функции: осуществляет надзор за содержанием и внешним видом номеров и общественных помещений и следит за тем, чтобы весь административно-хозяйственный персонал выполнял свои обязанности в соответствии со стандартами гостиницы.

Масштаб деятельности: несет ответственность за все функции гостиницы, связанные с хозяйственной деятельностью, - стиркой белья, уборкой, передает заявки в технический отдел.

Выполняемая работа:

• 1. Обучение. Отвечает за обучение и стимулирование всего персонала внутри отдела.
• 2. Здоровье и безопасность. Обеспечить знание и понимание всем штатом хозяйственного отдела проводимой политики по здоровью и безопасности, а также чтобы по всем аспектам этой политики имели место свое временные и эффективные отчеты. Обеспечить безопасную обстановку работы всего персонала и следить за тем, чтобы все сотрудники во время работы соблюдали правила безопасности.
• 3. Нанимает, распределяет и контролирует весь персонал хозяйственной службы гостиницы и прачечной.
• 4. Рассматривает просьбы и жалобы гостей относительно обслуживания и удобства и принимает меры к их исполнению.
• 5. Проверяет качество работ по содержанию номеров, общественных и других помещений в целях обеспечения безопасности, чистоты и порядка.
• 6. Беседует с поступающими на работу и координирует их оформление и прием с начальником отдела кадров.
• 7. Координирует и оформляет документы с начальником отдела кадров.
• 8. Следит за выполнением правил гостиницы, в случае необходимости принимает дисциплинарные меры.
• 9. Содержит в порядке документацию, необходимую для преемственности и эффективной работы административно-хозяйственного отдела.
• 10. Осуществляет контроль за запасом издержками в связи со сменой белья в номерах, расходными материалами и требуемыми моющими средствами, контролирует оборудование, требуемое для гостиничного хозяйства.
• 11. Отвечает за заполнение ежедневной платежной ведомости и контроль за расходом фонда заработной платы.

Осуществляет контроль за столом находок, ведет регистрацию и отправляет посылки по почте.

Осуществляет контроль за предметами, внесенными в инвентарь, ремонтом и учетом форменной одежды в гостинице.

Работает в контакте со службой портье, чтобы обеспечить наличие чистых номеров для повторного заселения, отвечает за подготовку номеров для особо важных лиц.

Проводит еженедельные совещания со всем административно-хозяйственным штатом. Посещает ежемесячные собрания руководителей отделов и служб.

Отвечает за проверку работы подрядчика по ночной уборке, мытью окон и прачечной.

Помогает администрации в выборе номеров для частичного и полного ремонта, ведет записи о состоянии номеров.

Отвечает за подготовку переоборудуемых номеров, удовлетворительное завершение работы подрядчиков, за установку мебели и уборку комнат, за подготовку номеров снова к заселению.

Является активным членом комитетов здоровья и безопасности, улучшения качества и повышения квалификации.

Осуществляет контроль над: Всем административно-хозяйственным штатом, штатом прачечной, наемными подрядчиками по уборке и стирке.

Под контролем со стороны: непосредственно - заместителя ген. директора по гостиничному хозяйству, косвенно - Генерального директора.

Обязанности и полномочия:

1. Взаимоотношения между членами коллектива. Проводить политику отдела и поддерживать хороший нравственный климат.

Материальные ценности. Несет ответственность за ремонт и состояние мебели, штор, ковров и покрывал в номерах и общественных местах.

Оборудование. Отвечает за весь бытовой инвентарь для уборки.

Деньги . Отвечает за максимально эффективное использование запасов белья, средств для уборки и др. предметов, предназначенных для гостей, и следит за правильностью счетов подрядчиков по уборке и стирке.

Деловые контакты. Поддерживает постоянные деловые отношения со всеми начальниками отделов гостиницы, гостями и внешними подрядчиками, осуществляющими уборку и стирку для гостиницы.

Заместитель заведующего хозяйственным отделом

Основная функция: Оказывать помощь заведующему хозяйственным отделом гостиницы путем руководства, контроля и координации в обеспечении эффективной хозяйственной деятельности, предусматривающей высокий уровень обслуживания гостей.

Масштаб деятельности: Разделяет ответственность с заведующим хозяйственным отделом гостиницы в отношении чистоты, ремонта и общего состояния номеров, общественных и служебных помещений в гостинице, в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, принятыми в гостинице, быть на страже безопасности гостей, их собственности и имущества гостиницы.

Выполняемая работа:

• 1. Руководство персоналом.
• а) Составляет расписание дежурств персонала и организует смены так чтобы обеспечить требуемую укомплектованность персонала в любое время; ведет учет выхода сотрудников на работу для составления платежных ведомостей в соответствии с указаниями директора по эксплуатации гостиницы.
• б) Разделяет ответственность с заведующим хозяйственным отделом гостиницы в вопросах найма, увольнения и осуществления, дисциплинарных мер совместно с отделом кадров.
• в) Следит за внешним видом сотрудников, чтобы они носили форменную одежду, были чистыми и опрятными.
• г) Проводит обучение сотрудников в соответствии с программой обучения «обучай обучающего».
• д) Справедливо распределяет рабочую нагрузку между сотрудниками.
• 2.Чистота и учет материалов.
• а)Путем контроля и проверки обеспечивает поддержание чистоты и порядка, установленных в гостинице.
• б) Передает заявки на ремонт в технический отдел и т. п.
• в) Следит, чтобы установленные средства и материалы для уборки использовались по назначению в соответствии с инструкцией.
• г)Поддерживает тесный контакт со службой портье, техническим отделом и бельевой для обеспечения своевременной и надлежащей подготовки номеров для гостей.
• д) Делает заявки на необходимые для работы материалы и обеспечивает наличие необходимых запасов.
• а) Руководит работой всего отдела в отсутствие заведующего хозяйственным отделом гостиницы;
• б) Обеспечивает соблюдение установленной системы ключевого хозяйства.
• в) Изучает меры противопожарной и прочей безопасности в гостинице и действие противопожарного оборудования.
• г)Обеспечивает регулярное составление и сдачу установленных отчетов в назначенные сроки.
• д) Проявляет бдительность в вопросах безопасности гостей и их собственности, а также собственности гостиницы.
• е) Удовлетворяет жалобы гостей или, в случае некомпетентности, передает их заведующему хозяйственным отделом.
• ж) Способствует высокому уровню обслуживания личным отношением, манерами и умением себя держать.

Осуществляемый контроль над: непосредственно, (совместно с заведующим хозяйственным отделом) - дежурными по этажу, горничными, носильщиками, работниками бельевой.

Под контролем со стороны : заведующего хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия:

1. Руководство персоналом.

Несет ответственность за руководство и обучение персонала и за тесный деловой контакт со службой портье, техническим отделом и бельевой.

2.Чистота и учет материалов.

Обеспечить поддержание установленных стандартов чистоты, технического состояния и гигиены, обеспечить правильное использование и содержание инвентаря и материалов для уборки.

3. Область управления и общие положения.

Руководит работой административно-хозяйственного отдела в отсутствие заведующего хозяйственным отделом, обеспечивает надлежащее ведение записей и поддержание высокого уровня обслуживания.

Заведующий прачечной

Основная функция: Обеспечить бесперебойную и эффективную работу служб прачечной/утюжки, ремонта одежды и склада форменной одежды. Предъявляя высокие требования к принципам гигиены и обеспечивая высокий уровень обслуживания в гостинице, организовать высококачественную работу прачечной и химической чистки.

Масштаб деятельности: Внедрить эффективные системы контроля за стиркой и выдачей выстиранного белья. Эффективно использовать все средства подготовки белья к выдаче.

Выполняемая работа:

• 1. Распределить работу среди работников смены, обеспечив соответствующее число работников в смене.
• 2. Сообщать о вопросах, заслуживающих внимания, в отдел эксплуатации.
• 3. Обучать и заинтересовывать работников, вновь пришедших на работу в прачечную. Быть в курсе программы повышения квалификации и при необходимости направлять людей для специальной подготовки.
• 4. Обеспечить соблюдение правил техники безопасности и охрану здоровья работников службы прачечной. Предоставлять регулярный отчет руководству гостиницы по всем аспектам этих направлений.
• 5. Обеспечить высокий уровень обслуживания в гостинице посредством организации высококачественной работы прачечной и химической чистки.
• 6. Обеспечить незамедлительное получение и отправку в прачечную и химическую чистку личных вещей проживающих в гостинице.
• 7. Обеспечить проверку и пересчет всего белья, поступающего в прачечную и из нее.
• 8. Обеспечить отдельное содержание и индивидуальную обработку нестандартных вещей.
• 9. Обеспечить ежедневное соответствующее поступление белья на этажи.
• 10. Обеспечить хорошее состояние форменной одежды в соответствии с существующими стандартами.
• 11. Обеспечить строгий учет белья и постельных принадлежностей, поступающих в прачечную и из нее.
• 12. Обеспечить готовность соответствующей форменной одежды для новых работников гостиницы.

Обеспечить правильное использование всех технических средств.

Для решения возможных проблем работать в тесном контакте с администратором по хозяйственным делам.

Провести инвентаризацию всего белья, вновь приобретенного или используемого.

Проводить ежедневную влажную уборку помещения прачечной.

Осуществляемый контроль: над работниками прачечной, разносчиками белья по этажам.

Ответственность и полномочия:

Заведующий прачечной несет ответственность за надлежащее функционирование оборудования, за выполнение сроков выдачи чистого белья, за эффективную работу сотрудников. Полномочия в осуществлении руководства прачечной в рамках установленных направлений оговариваются исполнительной администрацией гостиничного предприятия.

Дежурная по этажу

Основная функция: Обеспечить посредством контроля и обучения чистоту, надлежащее техническое состояние и общий порядок в номерах, ванных, коридорах и служебных помещениях в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, принятыми в гостинице, достигая таким образом высокого уровня обслуживания. Проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, а также имущества гостиницы.

Масштаб деятельности: Отвечает за___ номеров и ванных, ____коридоров, ____служебных помещений и за персонал в количестве ___.

Выполняемая работа:

• 1. Чистота, материально-техническое обеспечение и поддержание порядка в помещениях.
• а) Организовывает и контролирует ежедневную, еженедельную и периодическую уборку и поддержание порядка в помещениях, за которые несет ответственность.
• б) Записывает, докладывает и проверяет выполнение заявок по содержанию.
• в)Проверяет все номера перед сдачей их на новое заселение, все занятые номера после уборки и все другие помещения, включая служебные, в течение дня.
• г) Заказывает и использует достаточное количество материалов для уборки.
• д) Проверяет запасы белья в бельевой па этаже.
• 2. Обучение - пожар и безопасность - контроль за ключами.
• а) Проводит обучение персонала в соответствии с программой профессиональной подготовки обучения "обучай обучающих".
• б) Изучает меры, принимаемые при пожаре в целях обеспечения безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием

в Следит за тем, чтобы сотрудники соблюдали правила техники безопасности.

• г)Контролирует использование и хранение всех ключей на тех участках, за которые несет ответственность.
• 3. Общие положения
• а) Проверяет, чтобы потерянное имущество передавалось в хозяйственный отдел и регистрировалось.
• б) Проявляет бдительность в том, что касается требований безопасности. Сообщает о необычных происшествиях директору по эксплуатации.
• в) Добивается высокого уровня обслуживания гостей путем личного отношения к делу, умением себя держать и тщательным контролем за персоналом и выполняемой работой.

Осуществляемое руководство над: непосредственно ___горничными, _____носильщиками и уборщицами.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего номерным фондом заведующего хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия:

1. Чистота.

Отвечает за чистоту и содержание указанных помещений в соответствии с требованиями гостиницы по чистоте и гигиене.

2. Область управления.

Следит, чтобы проводилось обучение, чтобы сотрудники знали и соблюдали меры противопожарной и прочей безопасности, а также чтобы ключи находились под контролем.

3. Обслуживание гостей

Отвечает за обеспечение высокого уровня обслуживания гостей путем искусства руководства и личным отношением и вниманием к деталям.

Горничная дневной смены

Основная функция: Убирать порученное число номеров, ванных и коридоров в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными и гостинице. Проявлять бдительность к необходимой безопасности гостей и сохранности их имущества.

Масштаб деятельности: Отвечает за чистоту в ___номерах, ванных и коридорах.

Выполняемая работа:

• 1. Уборка
• а) Заправлять постели в номерах после каждого пользования, следя при этом за тем, чтобы белье было чистым, выглаженным и в хорошем состоянии,
• б) Протирать деревянную мебель, зеркала, картины, телевизоры и полки в гардеробе. Протирать влажной тряпкой все ящики.
• г) Производить чистку ковровых покрытий пылесосом, в том числе под кроватями и мебелью.
• ж) Пополнять необходимые запасы расходных материалов для гостей в соответствии с установленными стандартами.
• к) Производить уборку пылесосом, вытирать пыль и смывать пятна со стен и пола в коридоре.
• 2. Тележка горничной
• а) Подготовить тележку со всеми необходимыми средствами для уборки номеров, ванных и коридоров.
• б) Поддерживать тележку постоянно в аккуратном состоянии.
• 3. Общие положения
• б) Приносить все забытые в номерах вещи в административно-хозяйственный отдел.
• в) Проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, докладывая дежурной по этажу обо всех подозрительных случаях.
• д) Посещать занятия по повышению квалификации.

Осуществляемый контроль над: нет.

Под контролем со стороны: непосредственно - дежурной по этажу, косвенно - заведующего номерным фондом.

Обязанности и полномочия:

Отвечает за чистоту __ номеров, ванных и коридоров в соответствии с требованиями администрации гостиницы и гостей, а также за надлежащее использование средств и материалов для уборки, постельного белья и полотенец.

Горничная ночной смены

Основная функция: Убирать порученное число номеров, ванных и коридоров в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными в гостинице. Обеспечивать подготовку постелей ко сну в определенном количестве номеров. Проявлять бдительность к необходимой безопасности гостей и сохранности их имущества.

Масштаб деятельности: Отвечает за подготовку постелей ко сну в ____ номерах, и за чистоту в определенном количестве номеров, ванных и коридоров.

Выполняемая работа:

• 1. Обслуживание в номерах:
  • а) Производить подготовку постелей ко сну, замену полотенец, белья, пополнение номеров необходимыми запасами, уборку номера и т.д. в соответствии с установленными стандартами и методами.
  • б) Обеспечивать дополнительное обслуживание по просьбе гостей, как, например, доставка дополнительных полотенец, подушек, одеял и перестилание постелей вечером.
• 2. Уборка
• а) Заправлять постели в номерах после каждого пользования, следя при этом за тем, чтобы белье было чистым, выглаженным и в хорошем состоянии.
• б) Протирать и доводить до блеска деревянную мебель, черкали, картины, телевизоры и полки в гардеробе. Протирать влажной тряпкой все ящики.
• в) Смывать пятна с дверей и стен.
• г)Производить чистку ковровых покрытии пылесосом, в том числе под кроватями и мебелью.
• д) Вытряхивать и мыть пепельницы и корзины для бумаг. Протирать телефон.
• е) Следить, чтобы дополнительные подушки и одеяла находились на месте.
• ж) Пополнять необходимые запасы для гостей в соответствии с установленными стандартами.
• з)Убирать ванную комнату, включая ванну, раковину, туалет, биде, плитку на стенах и на полу и полки. Протирать и доводить до блеска зеркала и металлические детали.
• и) Менять использованные полотенца и пополнять необходимые запасы в соответствии с установленными стандартами.
• к) По указанию производить уборку пылесосом.
• л) Поддерживать в чистоте и порядке тележку горничных.
• 3.Общие положения
• а) Действовать согласно правилам гостиницы относительно контроля за ключами горничной.
• б)Приносить все забытые в номерах веши в административно-хозяйственный отдел.
• в)Проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, докладывая начальнику этажа обо всех подозрительных случаях.
• г)Соблюдать меры противопожарной безопасности и технику безопасности.
• д)Убирать в соответствии с указаниями шкафы горничных для белья и посуды на этаже.
• е) Заполнить контрольную форму занятых/свободных номеров для службы портье в соответствии с указаниями.
• ж) Посещать занятия по повышению квалификации.

Под контролем со стороны: непосредственно - дежурной по этажу, косвенно - зав. номерным фондом, зав. хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия:

Отвечает за подготовку постелей ко сну в номерах, и за уборку номеров, ванных и коридоров в соответствии с указаниями с тем, чтобы удовлетворить требования администрации и гостей, а также за надлежащее использование средств и материалов для уборки, постельного белья и полотенец.

Разносчик белья

Основная функция : Пополнять белье и полотенца в бельевых комнатах на этажах в соответствии с установленной квотой, собирать с тележек горничных мусор, использованное белье, убирать помещения как предписано.

Масштаб деятельности: Отвечает за получение постельного белья и полотенец из административно-хозяйственного отдела и доставку его в бельевые на этажах, за вывоз мусора с тележек горничных в компактор.

Выполняемая работа:

• 1. Получать чистое белье и полотенца в хозяйственном отделе и доставлять его в бельевые на этаже, по полнении запасов в бельевых в соответствии с установленным количеством.
• 2. Собирать использованное белье с тележек горничных и закладывать его в контейнеры для грязного белья на этажах,
• 3. Собирать мусор с тележек горничных и отвозить его в компактор.
• 4. Убирать и чистить помещения, как предписывается, такие как помещения служебных лифтов, двери основных и служебных лифтов, бельевые и кладовые на этажах, а также запасные выходы с гостевых этажей.
• 5. Изучает гостиничную технику безопасности и меры противопожарной безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием на этажах. Проявляет бдительность в вопросах безопасности гостей, их имущества, а также гостиничного оборудования и материалов.

Под контролем со стороны: непосредственно - дежурного по этажу, заведующего хозяйственным отделом, заведующего номерным фондом.

Обязанности и полномочия: Отвечает за правильное использование постельного белья и полотенец на этаже, а также за их правильное и безопасное хранение.

Инспектор по уборке

Основная функция: Осуществляя контроль, обеспечить чистоту общественных, служебных и других помещений гостиницы в соответствии с установленными стандартами чистоты и гигиены.

Масштаб деятельности: Отвечает за чистоту указанных общественных и служебных помещений и правильное хранение и использование оборудования для уборки. Также осуществляет контроль за __ уборщиками.

Выполняемая работа:

• 1.Уборка
• а) Обеспечить, чтобы уборка пылесосом, чистка, полировка, мытье ковров, мраморных и других полов производилась в соответствии с расписанием, установленным заведующим хозяйственным отделом.
• б) Давать ежедневное и еженедельное расписание уборки персоналу и проверять, чтобы работа выполнялась в соответствии с требуемыми стандартами.
• в) Обучать уборщиков обращению с оборудованием и материалами в соответствии с программой взаимного обучения.
• г)Ежедневная чистка и удаление пятен с ковров в номерах и общественных помещениях.
• д) Следить, чтобы общественные туалеты, туалеты для персонала и раздевалки были чистыми и гигиеничными.
• 2.Оборудование и материалы.
• а) Следить, чтобы все оборудование для уборки, используемое персоналом отделения по уборке, использовалось правильно и надежно, а также правильно и надежно хранилось.
• б) Обеспечить правильное и экономное использование материалов для уборки и их безопасное хранение.
• 3. Общие положения
• а) Изучать меры противопожарной безопасности и технику безопасности и обращение с противопожарным оборудованием.
• б) Обеспечить проведение уборки с учетом безопасности гостей.
• в) Способствовать повышению уровня обслуживания гостей личным отношением и стремлением к чистоте и гигиене.

Осуществляемый контроль над: непосредственно - уборщиками.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего хозяйственным отделом и заведующего номерным фондом.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за чистоту и гигиену указанных общественных и служебных помещений и номеров, за правильное использование и безопасность оборудования и материалов для уборки и за контроль над персоналом, проводящим уборку.

Основная функция: Убирать общественные, служебные и другие указанные помещения гостиницы в соответствии с установленными стандартами чистоты и гигиены.

Масштаб деятельности: Отвечает за чистоту, полировку, уборку пылесосом и мытье указанных общественных, служебных и других помещений гостиницы с использованием машин, оборудования и материалов.

Выполняемая работа:

• 1. В соответствии с указаниями производить уборку пылесосом, чистить, натирать, мыть шампунем ковры и полы.
• 2. Удалять шампунем пятна на коврах в общественных помещениях и в номерах.
• 3. Чистить, мыть и производить дезинфекцию в общественных туалетах и туалетах обслуживающего персонала, а также в раздевалках в соответствии с установленными стандартами гигиены.
• 4. Чистить светильники и арматуру в ресторанах, лифтах и служебных помещениях.
• 5. Мыть стены, вытирать пыль с деревянной мебели и доводить ее до блеска, протирать зеркала и картины, мыть двери, лифты в общественных, служебных и других помещениях в соответствии с указаниями.
• 6. Вытряхивать и протирать влажной тряпкой пепельницы.
• 7. Изучать меры противопожарной безопасности и технику безопасности в гостинице, обращение с противопожарным оборудованием и соблюдать технику безопасности в отношении гостей и обслуживающего персонала.
• 8. Способствовать повышению уровню обслуживания личным отношением и стремлением к обеспечению чистоты и гигиены.
• 9. Посещать занятия по повышению квалификации.

Осуществляемый контроль над: нет.

Под контролем со стороны: непосредственно - инспектора по уборке, косвенно - заведующего хозяйственным отделом и заведующего номерным фондом.

Обязанности и полномочия: Отвечает за уборку указанных общественных, служебных и других помещений, а также номеров, и за правильное и безопасное использование оборудования и материалов для уборки.

Основная функция: Чинить белье, занавеси, постельные покрывала и другие вещи, а также стирать тюль, шторы для ванной и другие вещи в соответствии с указаниями.

Масштаб деятельности: Отвечает за починку на швейной машине, а также за стирку и состояние штор и других вещей в соответствии с требованиями.

Выполняемая работа:

Чинить белье, шторы, занавеси, покрывала и другие вещи в соответствии с требованиями в бельевой комнате или в другом соответствующем помещении гостиницы.

Стирает тюлевые занавески, шторы для ванной и другое белье в машинах, имеющихся в хозяйственном отделе.

Чинит подушки в соответствии с требованиями.

Выдает столовое белье и форму шеф-повара в соответствии с установленным порядком сменного режима работы.

Производит починку вещей для гостей в экстренных случаях в соответствии с указаниями.

Изучает гостиничные правила противопожарной безопасности и техники безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием.

Под контролем со стороны:

Обязанности и полномочия: Отвечает за эффективную починку и уход за бельем, шторами, постельными покрывалами и другими вещами, а также за надлежащее использование и содержание оборудования, используемого в работе.

Работник, отвечающий за чистку, утюжку одежды и др. мелкие услуги

Основная функция: Обеспечить эффективное, быстрое и вежливое обслуживание гостей. Обеспечить химчистку форменной одежды и других предметов обихода гостиницы.

Масштаб деятельности: Отвечает за руководство всей службой, включая упаковку/распаковку чемоданов, помощь в одевании, чистку обуви гостей в дневное время, чистку и утюжку форменной одежды персонала и других предметов обихода гостиницы.

Выполняемая работа:

• 1. Конкретные действия
• а) Контролирует и участвует в сборе, утюжке, чистке и доставку одежды гостей.
• б) Контролирует чистку обуви в дневное время.
• в) Выполняет особые поручения по просьбе гостей или по указанию, такие как упаковка/распаковка чемоданов, помощь гостям в одевании и другие личные услуги.
• г) Обеспечивает правильность расчета с гостями за вышеперечисленные услуги и услуги прачечной.
• д) Контролирует расписание дежурств персонала и ведет учет выхода на работу.
• е) Принимает меры по жалобам гостей или, в случае инкомпетентности, передает их заведующему хозяйственным отделом.
• ж) Обеспечивает достаточный запас материалов для работы.
• з) Обучает персонал в рамках программы взаимного обучения.
• 2. Общие положения
• а) Изучает меры противопожарной безопасности и техники безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием, следит за тем, чтобы весь персонал знал правила обращения с оборудованием для гладки и сухой чистки, с химическими препаратами и правила техники безопасности.
• 6} Личным отношением, умением себя держать и внешним видом, обеспечивает высокий уровень обслуживания.
• в) Поддерживает тесный контакт с внегостиничными прачечными в отношении стирки для гостей и с кассирами службы портье, бельевой и техническим отделом.

Осуществляемый контроль над: непосредственно - работниками, занимающимися стиркой и утюжкой и посыльными этой службы.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия: Отвечает за обеспечение службы по утюжке и чистке одежды и за надлежащее и безопасное использование оборудования и химических препаратов.

Рабочий, отвечающий за униформы Основная функция: Выдавать, содержать в порядке и контролировать состояние и наличие униформы обслуживающего персонала.

Масштаб деятельности: Отвечает за выдачу, починку и контроль, включая стирку и чистку униформ персонала.

Выполняемая работа:

Выдает униформы персоналу, включая вновь принятых на работу, в соответствии с установленным в гостинице порядком.

При возможности производит ремонт и замену униформы, в противном случае регистрирует необходимость ремонта или замены и сообщает в административно-хозяйственный отдел.

Обеспечивает отправку грязных униформ в чистку или прачечную.

Чистит и убирает комнату для хранения униформ и склад.

Записывает сведения об униформах выданных, списанных, полученных после стирки или чистки, а также другие сведения, необходимые для контроля за использованием униформ.

Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием.

Способствует повышению уровня обслуживания личным отношением, умением себя держать и внешним видом.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего хозяйственным отделом или назначенного им лица.

Обязанности и полномочия: Отвечает за контроль над обеспечением персонала униформой и обеспечение надлежащего и безопасного хранения, ремонта и содержания униформ.

Главный консьержОсновная функция: Путем руководства, наблюдения и контроля обеспечить для гостей эффективное, быстрое и вежливое обслуживания - поднос багажа, осуществляемый носильщиками, одетыми в униформу.

Масштаб деятельности: Отвечает за контроль над персоналом в количестве ____ чел., обеспечивая гостей услугами швейцара, носильщика багажа, рассыльного, предусматривая почтовые услуги, передачу информации и общие услуги.

Выполняемая работа:

• 1. Руководство персоналом
• а) Готовит расписание дежурств и организует смены для обеспечения укомплектованности персонала в любое время,
• б) Ведет записи о выходе на работу для оформления платежной ведомости.
• в) Нанимает и увольняет персонал, применяет дисциплинарные меры по согласованию с отделом кадров.
• г) Дает рекомендации по обучению в процессе работы, осуществляет обучение по программе взаимного обучения.
• 2. Обеспечение высокого уровня обслуживания
• а) Вместе с дежурными осуществляет руководство и контроль за работой швейцара, подносчиков багажа и рассыльного.
• б) Принимает меры по жалобам гостей.
• в) Следит, чтобы информация по гостиничным услугам, а также району, в котором расположена гостиница, была легкодоступна и своевременна.
• г)Принимает от гостей заказы на билеты в театры, места в ресторанах, автомашины, экскурсии и другие заказы по их просьбе.
• д) Обеспечивает высокий уровень обслуживания личным отношением к делу, манерами и умением себя держать.
• 3. Область управления
• а) Обеспечивает ведение записей для контроля за перемещением и хранением багажа и пакетов гостей.
• б) Обеспечивает соблюдение процедуры выноса багажа в контакте со службой размещения и кассиром.
• в) Посещает совещания в соответствии с указаниями.
• г)Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием.
• д) Проявляет бдительность в вопросах безопасности и поддерживает связь с работником службы безопасности.

Осуществляемый контроль над: непосредственно - дежурными, носильщиками, подносчи-ками багажа, швейцарами, ночными носильщиками, рассыльными.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего службой портье, дежурного портье.

Обязанности и полномочия: Отвечает за обеспечение эффективного и вежливого обслуживания носильщиками и за надлежащее использование их инвентаря; проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей, их имущества, а также самой гостиницы.

Дежурный носильщик

Основная функция: Руководит работой носильщиков багажа гостей, обеспечивает гостей информацией и оказывает им услуги, руководит службой доставки сообщений и посылок, обслуживающей гостей, организует и заказывает билеты в театры, оформляет заказы на автомобили, туры, посещение других местных мероприятий и мест по просьбе гостей.

Масштаб деятельности: Руководит работойносильщиков багажа, посыльных, швейцаров, обеспечивает гостей информацией и услугами в течение определенной смены.

Выполняемая работа:

Изучает и совершенствует свои знания о гостиничных услугах, местных достопримечательностях и улицах, ресторанах, магазинах, театрах, прокате автомобилей и турагентах.

Заказывает билеты в театры, оформляет заказы на прокат автомобилей, посещение ресторанов и выполняет другие подобные заказы по просьбе гостей.

• 3- Организует работу службы доставки сообщений и посылок в номера гостей и ведет соответствующие записи.
• 4. Сообщает в отделы гостиницы об обращении посетителей в администрацию с просьбой о встрече.
• 5. Обрабатывает телеграммы, почтовые отправления и отправляет письма и посылки.
• 6. Обеспечивает быструю и квалифицированную работу службы носильщиков, безопасное хранение багажа в соответствии с требованиями и аккуратную регистрацию выполнения этой работы.
• 7. Контролирует работу швейцаров и чистоту, опрятность и надлежащий порядок в пригостиничном дворе.
• 8. Руководит работой посыльных и дает им указания.
• 9. Помещает соответствующие объявления о мероприятиях на доске объявлений и совещаниях и другой информации в соответствии с ежедневными перечнями.
• 10. Способствует высокому уровню удовлетворения гостей хорошими личными манерами, отношением и внешним видом.
• 11. Изучает правила противопожарной безопасности гостиницы и работу противопожарного оборудования.
• 12. Посещает учебные занятия.

Осуществляет контроль над: непосредственно - носильщиками багажа, посыльными, швейцарами в течение определенной смены.

Под контролем со стороны: непосредственно - главного носильщика косвенно - заведующего службой портье.

Обязанности и полномочия: Отвечает за руководство работой носильщиков багажа, посыльных и швейцаров в течение определенной смены, предоставление информации и оказание услуг гостям, обеспечение правильного использования оборудования носильщиков.

Носильщик ночной смены

Основная функция: Обеспечивает быстрое, квалифицированное и вежливое обслуживание гостей носильщиками багажа при их прибытии и отбытии. Обеспечивает гостей информацией и оказывает им помощь, включая услуги по доставке сообщений и посылок.

Масштаб деятельности: Являясь членом бригады (__человек) ночного персонала, отвечает за обслуживание гостей носильщиками, доставку сообщений/посылок, информацию и оказание услуг гостям и выполняет разнообразные обязанности носильщика.

Выполняемая работа:

• а) Доставляет багаж гостя с места прибытия в номер гостя при его прибытии и из номера гостя до места отбытия при убытии гостя.
• б) Объясняет гостям при их размещении в номере работу и местоположение определенного оборудования в номере и способствует функционированию всех удобств в соответствии с установленной процедурой.
• в)Направляет посыльных к гостям по требованию главного ночного носильщика через диспетчерскую систему посыльных.
• г) Вносит изменения в список на доске объявлений о совещаниях и другой информации в соответствии с ежедневными перечнями.
• д) Изучает и совершенствует свои знания о гостиничном фонде и предоставляемых услугах, местных достопримечательностях и улицах, ресторанах, магазинах и театрах.
• е) Доставляет сообщения/посылки в номера гостей.
• ж) Доставляет утренние газеты в номера гостей.
• з)Чистит обувь, выставленную гостями ночью для чистки.
• и) Обрабатывает телеграммы гостей, отправляет письма и посылки.
• к) Выполняет обязанности швейцара в течение ночи, когда швейцар отсутствует. Помогает главному ночному носильщику в выполнении его обязанностей.
• л) Изучает меры противопожарной безопасности гостиницы и работу противопожарного оборудования, являясь членом ночной пожарной бригады гостиницы.
• м) Способствует высокому уровню удовлетворения спроса гостей хорошими личными манерами, отношением и внешним видом.
• н) Посещает учебные занятия.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного ночного носильщика и ночного портье. Косвенно - главного консьержа.

Обязанности и полномочия: Отвечает за квалифицированное и вежливое обслуживание багажа гостей, обеспечение гостей информацией и оказание им услуг в течение определенной ночной смены. Отвечает за правильное обращение с оборудованием носильщика и надлежащее обращение и безопасное хранение багажа гостей.

ШвейцарОсновная функция: Приветствовать гостей при их прибытии, помогать им с багажом и свертками, контролировать подъезд, парковку и отъезд автомобилей от гостиницы и прощаться с отбывающими гостями.

Масштаб деятельности: Приветствует гостей при их прибытии и убытии, оказывает помощь гостям у входа в гостиницу и обеспечивает высокий уровень удовлетворения спроса гостей.

Выполняемая работа:

• а) Встречает и приветствует гостей у гостиницы.
• б) Оказывает помощь гостям при выходе из автомобилей и подносит их багаж и свертки.
• в)Контролирует и организует подъезд, парковку и отъезд автомобилей от гостиницы.
• г)Направляет такси по заказу, помогает гостям при посадке/выходе из машины.
• д) Осуществляет с носильщиками связь и направляет их для обслуживания багажа гостей.
• е) Должен знать специальные функции, мероприятия и гостей.
• ж) Поддерживает подъезд гостиницы в чистоте и не допускает заторов.
• з) Прощается с отбывающими гостями, помогает с доставкой и погрузкой их багажа, свертков и направляет автомобили.
• и) Личным отношением, хорошими манерами и внешним видом способствует высокому уровню удовлетворения спроса гостей.
• к) Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы, должен быть готовым предпринять меры по обеспечению безопасности гостей, их багажа и имущества гостиницы.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного консьержа и дежурного портье.

Обязанности и полномочия: Отвечает за вежливое и квалифицированное выполнение услуг швейцара, контроль за автомобилями и высокий уровень удовлетворения спроса гостей и положительное впечатление о гостинице.

Посыльный

Основная функция: Быстро, квалифицированно и вежливо обеспечивает гостей гостиницы услугами посыльного.

Масштаб деятельности: Отвечает за выполнение мелких услуг гостям в определенных зонах, доставку сообщений, почтовых отправлений как в гостинице, так и за ее пределами, минимальную уборку вестибюля (по указанию) и выполнение разнообразных обязанностей посыльного. Выполняет все свои функции так, чтобы обеспечить высокий уровень удовлетворения спроса гостей.

Выполняемая работа:

• а) Оказывает мелкие услуги гостям, как предписано, используя систему службы посыльных.
• б) Доставляет почтовые отправления, сообщения, посылки и другие предметы в номера гостей.
• в) Выполняет поручения гостей и за пределами гостиницы по указанию дежурных портье.
• г)Доставляет письма/сообщения в другие отделы гостиницы.
• д) Выполняет уборку вестибюля: выбрасывает мусор из пепельниц, убирает газеты и другие выброшенные предметы.
• е) Информирует гостей по общим вопросам и дает справки.
• ж) Удовлетворяет жалобы гостей или быстро сообщает о них дежурному носильщику, если не может удовлетворить жалобу сам.
• з) Способствует высокому уровню удовлетворения спроса гостей своими личными хорошими манерами, отношением и внешним видом.
• и) Посещает учебные занятия.
• к) Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы, а также правила обращения со средствами пожаротушения.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного консьержа или дежурного носильщика.

Ответственный за безопасностьОсновная функция: Постоянно обеспечивает безопасность гостей и служащих в гостинице. Масштаб деятельности: Отвечает за патрулирование гостиницы и ее территории, обеспечивает связь с местными пожарными, полицией, органами безопасности и со всеми отделами гостиницы. Ведет расследование краж и несчастных случаев, происшедших с гостями. Выполняет свои функции быстро, квалифицированно и тактично.

Выполняемая работа:

• а) Патрулирует гостиницу и ее территорию, проверяя все, что касается безопасности - пожар и противопожарную безопасность в отношении гостей, служащих, установок и оборудования.
• б) Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы, работу оборудования пожаротушения и процедуру эвакуации.
• в) Разбирает кражи и несчастные случаи, происшедшие с гостями или персоналом гостиницы.
• г) Осуществляет связь с местными пожарными, полицейскими властями, органами безопасности и совершенствует свои знания новых положений и поправок к правилам.
• д) Регистрирует все инциденты, составляет протоколы о кражах, несчастных случаях, заявлениях и других происшествиях, используя соответствующие формуляры и журналы.
• е) Личными хорошими манерами, внешним видом и отношением способствует эффективному поддержанию безопасности гостей и персонала гостиницы.
• ж) Осуществляет связь с руководством и всеми отделами гостиницы для проведения мероприятий по повышению безопасности и профилактике.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного ответственного за безопасность и косвенно - дежурного директора.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за безопасность гостей гостиницы, служащих и их имущество в период их пребывания в гостинице, а также за безопасность установок, конструкций и оборудования гостиницы, а также за связь с местными властями и всеми отделами гостиницы (особенно с отделом кредитоспособности клиентов).

Табельщик

Основная функция: Обеспечивает безопасность и контроль у служебного входа/выхода гостиницы.

Масштаб деятельности: Отвечает за контроль и ведет табельный журнал рабочего времени служащих, проверяет проходящих людей и предметы, которые вносятся и выносятся через служебные ворота, осуществляет контроль и обеспечивает безопасное хранение ключей от служебных помещений.

Выполняемая работа:

• а) Руководит процедурой регистрации времени прихода и ухода персонала, обеспечивает соответствующую поставку новых карт табельного учета.
• б) Обеспечивает, чтобы все посетители, входящие в гостиницу через служебный вход, регистрировали свое посещение и расписывались в специальном журнале.
• в) Обыскивает персонал в соответствии с политикой гостиницы, регистрирует результаты и доводит дело до конца в соответствии с указаниями.
• г) Контролирует выдачу ключей служащим, выдает ключи в соответствии с установленной процедурой и регистрирует выдачу и возврат ключей в специальном журнале.
• д) Обязан всегда иметь аптечку для оказания первой медицинской помощи.
• е) Обеспечивает соответствующую регистрацию всех предметов, которые вносятся или выносятся через служебные ворота.
• ж) Организует и контролирует работу служебного ночного транспорта.
• з) Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы, а также правила обращения со средствами пожаротушения и процедуру эвакуации из гостиницы. Находится в постоянной готовности к выполнению требований по безопасности.
• и) Личными хорошими манерами, отношением и внешним видом способствует уровню удовлетворения спроса персонала.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного ответственного за безопасность.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за обеспечение безопасности, контроля и табельного учета у служебного входа в гостиницу. Обеспечивает также правильное использование хронометрического оборудования.

Начальник телефонной службы

Основная функция: Обеспечивает руководство и контроль за быстрым, вежливым и квалифицированным предоставлением услуг телефонной связи гостям, персоналу и любому человеку, пользующемуся услугами коммутатора.

Масштаб деятельности: Несет ответственность за обеспечение быстрой обработки принимаемых и передаваемых вызовов и за работу зуммерной поисковой связи. Отвечает за точность счетов за телефонные переговоры и за эффективную работу системы поразговорной оплаты телефонных переговоров. Отвечает за постоянную связь с инженерами телефонной связи для быстрого ремонта и обслуживания коммутатора, оборудования и телефонных аппаратов. Отвечает также за обучение операторов.

Выполняемая работа:

• 1. Руководство персоналом.
• а) Составляет графики дежурств персонала, организует смены, ведет регистрацию выходов на работу с целью обеспечения соответствующего персонала в соответствии с требованиями платежной ведомости.
• б) Нанимает и увольняет служащих и принимает дисциплинарные меры во взаимодействии с отделом кадров.
• в) Обучает операторов и объясняет/исправляет их ошибки по программе обучения "обучай обучающего".
• 2. Обслуживание гостей.
• а)Непосредственно руководит работой коммутатора и при необходимости оказывает помощь своим непосредственным участием для того, чтобы обеспечить, используя свой профессиональный опыт, вежливость и хорошие манеры, высокий уровень удовлетворения спроса гостей.
• б) Удовлетворяет жалобы гостей или, если он не в состоянии сделать это, передает их заведующему службой портье.
• в) Осуществляет связь с инженерами телефонной связи и сообщает им и контролирует отказы телефонной связи с целью их быстрого устранения.
• 3. Область управления.
• а) Обеспечивает, чтобы записи, журналы и система регистрации гостей содержались в надлежащем порядке и обновлялись.
• б) Контролирует точность счетов за телефонное обслуживание и выставление этих и других счетов гостям, обеспечивает получение финансовых доходов при сдерживании издержек.
• в)Изучает меры противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы и работу оповещения о пожаре в помещении коммутатора.
• г)Оформляет заказы на эксплуатационные материалы.
• д) Обеспечивает чистоту и надлежащий порядок помещения и оборудования коммутатора.
• е)Издает внутренний телефонный справочник и следит за его обновлением.

Осуществляемый контроль над: Непосредственно - операторами.

Под контролем со стороны: Заведующего службой портье и дежурного администратора.

Обязанности и полномочия: Отвечает за быстрое, квалифицированное и вежливое телефонное обслуживание всех абонентов, а также за квалифицированную передачу сообщений, быстрый ремонт неисправностей телефонной связи, точность счетов и тесное деловое сотрудничество со всеми отделами.

Оператор службы телефонной связи

Основная функция: В эффективной и корректной форме предоставлять услуги телефонной связи для гостей, персонала гостиницы, всех пользующихся услугами коммутатора.

Масштаб деятельности: Несет ответственность за обработку поступающих и выходящих вызовов, за регистрацию правильно внесенной оплаты, прием сообщений и эксплуатацию электронной системы подачи звуковых сигналов.

Выполняемая работа:

• 1. Непосредственные обязанности.
• а) Отвечает на вызовы, осуществляет коммутацию.
• б) Регистрирует оплату за телефонные разговоры, как предписано.
• в)Принимает и регистрирует сообщения.
• г) Работает с электронной системой подачи звуковых сигналов.
• д) Регистрирует и отправляет телеграммы.
• е) Регистрирует и осуществляет заказы на побудку гостей.
• ж) Обеспечивает высокий уровень обслуживания гостей, проявляя одновременно профессиональные навыки и манеры хорошего поведения.
• 2. Общие положения.
• а) Изучает меры противопожарной безопасности гостиничного предприятия и систему пожарной сигнализации, находящейся в помещении коммутатора.
• б) Работает с картотекой, содержащей списки гостей.
• в) Записывает о всех неисправностях телефонной аппаратуры в журнал регистрации работ.
• г) Посещает занятия по повышению квалификации.

Под контролем со стороны: Непосредственно - руководителя смены и старшего телефониста коммутатора, косвенно - заведующего службой портье.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за обеспечение высокого уровня обслуживания гостей, квалифицированно и корректно осуществляя телефонную связь. За правильную регистрацию оплаты за телефонные разговоры. Своим отношением к работе содействует формированию хороших служебных отношений со всеми отделами гостиничного предприятия.

Сменный электрик

Основная функция: Содержать в хорошем состоянии и производить ремонт всего электрооборудования и установок, обеспечивая его эффективную и надежную работу. Экономить электроэнергию, сдерживать рост издержек.

Масштаб деятельности: В свою смену несет ответственность за исправность всего электрооборудования и установок в гостиничном предприятии.

Выполняемая работа:

• а) Выполняет текущий ремонт электрооборудования в соответствии с поступившими заявками на текущий ремонт.
• б) Контролирует работу электрооборудования, производит регулировку с целью достижения максимальной эффективности.
• в) Осуществляет профилактический ремонт в соответствии с установленными графиками.
• г) Заменяет поврежденные электрические лампочки, радиолампы, пускатели.
• д) Устанавливает новую проводку и оборудование, как предписано.
• е) Во время дежурства для осуществления связи пользуется имеющейся у него электронной системой подачи звуковых сигналов.
• ж) Следит за тем, чтобы на случай аварийной ситуации все линии и выключатели были четко помечены.
• з)Информирует главного инженера относительно необходимости крупных ремонтных работ и/или изменений.
• к) В своей работе подчиняется местным правилам, положениям и нормам.
• л) Сотрудничает и при необходимости помогает своим коллегам других специальностей.
• м) Изучает меры противопожарной безопасности и в качестве члена пожарной команды участвует в соответствующих мероприятиях.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного инженера, помощника главного инженера.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за надежное и должное использование всех инструментов и оборудования, за безопасное и должное использование и состояние электротехнических средств гостиницы после осуществления ремонтных и профилактических работ.

Мастер, выполняющий разные мелкие работы по ремонту Основная функция: Выполнять задачу осуществления разных мелких работ по ремонту в соответствии с установленной нормой по номерам и расписанием дежурств в местах общественного пользования, составленным на неделю. Оказывать помощь по текущему ремонту, как предписывается.

Масштаб деятельности: Несет ответственность за профилактическое/техническое обслуживание, в соответствии с программой выполнения разных мелких работ по ремонту в номерах и местах общественного пользования в гостинице.

Выполняемая работа:

• а) Выполняет задания по ремонту в соответствии с ежедневной нормой по номерам и расписанием дежурств в местах общественного пользования, составленным на неделю.
• б) Содержит тележку с необходимым инструментом в полном комплекте, порядке, чистоте.
• в) Делает заказы на пополнение запасов тележки всем необходимым, регистрирует выполненную работу.
• г)Сотрудничает и помогает коллегам других специальностей в соответствии с указаниями.
• д)Сообщает главному инженеру о необходимости выполнения крупных ремонтных работ/изменений.
• е) Изучает меры по противопожарной безопасности и правила пользования системой пожаротушения.
• ж) При работе помнит о безопасности гостей, сотрудников гостиницы, о своей безопасности, сохранности оборудования и собственности гостиничного предприятия.

Под контролем со стороны: - главного инженера и помощника главного инженера

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за выполнение работ в соответствии с имеющимися графиками и нормами, за обеспечение безопасности мест, где выполнялся ремонт, за соответствующее использование и сохранение ремонтного оборудования и тележки.

Заведующий отделом продуктов питания и напитков

Основная функция: Организация, планирование, контроль и руководство экономически эффективной работой отдела продуктов питания и напитков гостиницы, включая закупки продуктов и напитков, получение, хранение, выдачу, управление хозяйством, приготовление и подачу всех продуктов питания и напитков в гостиничных точках с тем, чтобы обеспечить максимально возможную хорошую кухню для гостя. Обеспечить максимальный доход от продажи блюд и напитков, путем оптимального составления меню, стимулирования сбыта, контроля за уровнем издержек и управления рабочей силой, поддерживая в то же время наивысшие стандарты качества продуктов питания и напитков, а также обслуживания во всех точках гостиницы.

Масштаб деятельности: Отвечает за всю работу и вопросы, имеющие отношение к приготовлению и обслуживанию продуктами питания и напитками в гостинице.

Выполняемая работа:

• 1. Организовывать и руководить планированием, подготовкой и осуществлением обновления меню и/или добавлений к нему вместе с шеф-поваром и другими штатными сотрудниками с тем, чтобы выбор продуктов, цены и кухня шли в ногу с конъюнктурой рынка, с учетом издержек и сбыта, а также, чтобы в работу отдела продуктов питания и напитков внедрялись новые прогрессивные идеи.
• 2. Рассматривать и анализировать выписанные документы по сбыту, издержки по бару и отчеты об издержках на продукты питания ежедневно, еженедельно и ежемесячно с тем, чтобы добиваться максимальной рентабельности по всем операциям, связанным с продуктами питания и напитками. Принимает корректирующие меры через руководителей подотделов для обеспечения установленного плана доходов и прибыли.
• 3. Организовывать и руководить подготовкой всеми заведующими точками питания планов по производству продуктов питания, координировать штаты и вносить изменения в организацию обслуживания блюдами и напитками, анализировать итоги и перспективы выполнения планов по доходам и расходам, затратам на рабочую силу для всех точек питания в целях обеспечения наиболее экономически эффективной работы без ущерба для качества и уровня обслуживания.
• 4. Руководить и организовывать через шеф-повара приготовление пищи и работу кухни для всех точек питания с целью обеспечения самого высокого уровня обслуживания гостей. В этих целях его обязанности должны включать планирование меню, закупку продуктов, выбор продуктов питания и проверку мяса, рыбы, птицы и овощей, купленных на рынке, разработку стандартных рецептов, дегустацию, оценку новых продуктов, рецептов и способов приготовления с тем, чтобы постоянно стремиться совершенствовать кухню гостиницы и обеспечивать надлежащий контроль за выходом продукции, единство вкусовых и качественных показателей пищи.
• 5. Участвовать в ежемесячных посещениях рынка с тем, чтобы быть осведомленным о наличии продуктов и рыночных ценах для обеспечения закупок продуктов высшего качества для гостиницы и для того, чтобы цены соответствовали условиям рынка.
• 6. Руководить и контролировать операции, связанные со всеми запасами продуктов питания и напитков, закупленными гостиницей, включая покупку продуктов, получение продуктов, хранение продуктов и последующую выдачу продуктов точкам питания и продажи напитков. Отвечать за повседневный контроль качества и количества полученных продуктов, контроль и чистоту помещений для хранения (склады, холодильники и морозильники), а также контроль за установленным порядком выдачи с целью поддержания наивысших стандартов качества.
• 7. Рассматривать вместе с генеральным директором программы стимулирования сбыта, жалобы клиентов, повторные рекламные письма, будущие заказы и т.п. в целях поддержания продажи продуктов питания и напитков в гостинице на самом высоком уровне.
• 8. Руководить и контролировать запас фарфоровой и стеклянной посуды, столовых приборов из серебра и нержавеющей стали и ресторанного столового белья в целях обеспечения наличия необходимых для обслуживания в точках питания предметов высшего качества и находящихся в безупречном состоянии.
• 9. Установить и предъявлять самые высокие требования к работе по найму всех сотрудников, обслуживающих гостей с тем, чтобы работа с персоналом была мотивирована, направлена на улучшение обслуживания и выработку позитивного отношения к гостям.

Осуществляемый контроль над:

• а) шеф-поваром
• б) заведующими точками питания
• в) работниками отдела продуктов питания и напитков
• г) заведующим складом продуктов питания и напитков.

Под контролем со стороны: генерального директора

Обязанности и полномочия:

• 1. Взаимоотношения между членами коллектива. Может создать целевую группу сотрудников по обслуживанию продуктами питания и напитками с низкой текучестью кадров и внутренним ростом.
• 2. Материалы или продукты . Координирует четкую подачу гостям приготовленных блюд и напитков, обеспечивая соблюдение стандартов. Следит за хорошо организованным и экономически эффективным хранением продуктов на складе.
• 3. Оборудование . Поддерживает на самом высоком качественном уровне мебель, оборудование, белье, бокалы, посуду, приборы, меню и все материалы, необходимые для работы и торговли во всех точках питания, в рамках основных направлений бюджета и планов.
• 4. Деньги. Отвечает за поддержание бюджетных и/или планируемых торговых издержек по продуктам питания и напиткам, других издержек и выплат заработной платы и пособий на участках, находящихся под непосредственным контролем. Отвечает за помощь в разработке и за практическую координацию программ сбыта и торговли, которые соответствуют или превышают бюджетные расходы.
• 5. Деловые контакты (внутренние и внешние). Поддерживает контакты внутри гостиницы со всеми руководителями отделов и способствует росту гостиничного оборота, поддерживая хорошие отношения с общественностью.

Администратор гостиницы - первый сотрудник, с которым общаются постояльцы. Поэтому он создаёт настрой, с которым гость заселится в отель. И в дальнейшем его роль в обслуживании гостя весьма велика. Поэтому к администратору предъявляется целый ряд требований, лишь соответствуя им, он сможет надлежащим образом исполнять такую должность.

Чем занимается администратор гостиницы и хостела?

Администратор гостиницы или хостела - это зачастую тот человек, с которым прибывающий встречается в первую очередь. Поэтому существенная его функция - создание у гостя позитивного настроя и положительного представления об отеле . Также он должен дать дружелюбным тоном все необходимые пояснения клиенту как при встрече, так и в дальнейшем при его обращении.

Администратор производит бронирование комнат . Он занимается расчётами с гостями и оформляет связанные с этим документы для отчётности. Кроме того, на администратора возложена выдача ключей в отеле. Он занимается расселением клиентов и разъясняет им действующие в заведении правила проживания . Этот же сотрудник заведует передачей гостям поступившей им корреспонденции, которая должна поступать к ним в кратчайшие сроки.

Наряду с исполнением перечисленных функций по отношению к проживающим администратор взаимодействует и с персоналом. Ему необходимо обеспечить согласованность их работы, он дает работникам гостиницы указаниями в пределах своей компетенции.

В частности, он может поставить задачу работнику гостиницы обновить запас минеральной воды или заменить перегоревшую лампочку.

Администратор осуществляет наблюдение за уровнем обслуживания постояльцев прочим персоналом.

Администратор также может обозначаться как портье, это синонимические обозначения профессии.

Общие положения инструкции

К общим положениям должностной инструкции, составляемой для администратора гостиницы, относятся следующие:

Помимо этого общие положения также включают требования к сотруднику по должности и требуемые от него знания.

Обязанности и задачи

Обязанности администратора гостиницы охватывают следующий перечень:

• выполнение работы, цель которой состоит в культурном обслуживании гостей в соответствии с принятыми стандартами и обеспечении комфорта в ходе их пребывания в заведении;
• осуществление надзора за осуществлением в установленное время подготовки гостиничных помещений к прибытию постояльцев, поддержанием чистоты в заведении, постоянным обновлением комплектов белья, сохранностью оборудования и принадлежностей;
• доведение до гостей информации относительно предлагаемых заведением услуг, а также о ключевых местных достопримечательностях, учреждениях досуга;
• информирование постояльцев о существующих услугах возмездного характера, оформление по запросу заказа на такие услуги и отслеживание качества их предоставления проживающим;
• приём у постояльцев бумаг и оформление документов, необходимых для их пребывания в гостинице;
• надзор за реализацией сотрудниками приказов администрации заведения;
• надзор за исполнением сотрудниками гостиницы требований дисциплины труда, норм техники безопасности, правил охраны туда, санитарно-гигиенических нормативов;
• урегулирование конфликтных ситуаций, происходящих в процессе взаимодействия с гостями;
• изучение претензий, относящихся к нарушению норм работы с клиентами и принятие решений по итогам их рассмотрения;
• доведение до руководителей гостиницы информации о недочётах в работе, самостоятельная работа с целью их устранения.

Естественно, обязанности могут меняться в разных отеля, зависит от руководства и наличия других должностей в штате, например, администратор может совмещать работу и охранника, порьте и, в некоторых небольших отелях, даже должность горничной.

Требования к специалисту. Что должен он знать?

Инструкциями различных гостиниц и хостелов может быть предусмотрен разный объём требований к администратору . В частности, документ может предусматривать, что на эту позицию назначаются:

Основные навыки, которыми должен обладать администратор, это:

• знание английского в объёме Intermediate, знание второго языка также желательно, в восточных регионах РФ необходимо владеть китайским;
• навыки работы за компьютером;
• навыки документооборота;
• правильная речь, как письменная, так и устная.

Среди знаний, которыми должен обладать соискатель позиции администратора гостиницы или хостела:

• нормативно-правовые и локальные акты, которыми регулируется отрасль гостиничного обслуживания, в том числе приказы, разрешения и постановления;
• правила предоставления услуг гостиницами в РФ;
• правила, относящиеся к процедуре обслуживания гостей;
• методы обслуживания лиц, заселяющихся в гостиницы;
• норма содержания помещений гостиницы, в том числе жилых и прочих;
• этика и психология обслуживания гостей;
• эстетические нормы, относящиеся к обслуживанию проживающих;
• базовые знания по экономике и управленческой науке;
• основы организации труда;
• трудовое законодательство;
• права и обязанности сотрудников заведения;
• система управления заведением (гостиницей или хостелом);
• нормы внутреннего распорядка согласно правилам;
• техника безопасности;
• защита от пожаров;
• правила, в сфере охраны труда.

Отдельно оговариваются требования к наличию определенных личностных качеств администратора. Весьма желательно, чтобы он обладал собранностью, внимательностью, пунктуальностью, корректностью, деликатностью, дружелюбием, хорошо шёл на контакт. Обязательное требование - презентабельный внешний вид.

Права

У администратора гостиницы согласно должностной инструкции имеются следующие права:

Ответственность

Для администратора гостиницы или хостела предусмотрена ответственность в следующих случаях:

1. При исполнении своих обязанностей ненадлежащим образом, а также в случае их неисполнения, если эти обязанности включены непосредственно в должностную инструкцию, а также в иные локальные акты. В этом случае для него наступает дисциплинарная ответственность.
2. Если администратор совершил правонарушение, в этом случае он преследуется в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, а в более серьёзных случаях - в соответствии с Уголовным кодексом.
3. В результате нанесения ущерба материального характера самой гостинице, её постояльцам или другим лицам. В этом случае предусмотрена ответственность в пределах, установленных гражданским законодательством и законодательством о труде.

Администратор гостиницы отвечает за то, чтоб клиент получил обслуживание на самом высоком уровне, соответственно он должен сам знать, как корректно общаться с гостями, а также учить этому своих коллег и подчиненных. В видео несколько полезных советов об этом:

Содержание

Введение………………………………………………………… ...2
Должностные инструкции сотрудников гостиницы…………....3
Заключение…………………………………………………… ….14
Список используемых источников……………………………...15

ВВЕДЕНИЕ

Правильная работа гостиницы требует правильно составленных регламентирующих документов. Конечно можно ругать сотрудников что все идет не так как нужно, штрафовать, увольнять и принимать на работу новых, но ведь они в свою очередь так же будут работать не представляя своих точных обязанностей и за что их штрафуют. Для того чтобы персонал гостиницы знал как ему работать и какие у него обязанности, следует отчетливо прописывать все это в регламентирующих документах которые подписывает сотрудник при приеме на работу. Должностные инструкции для персонала должны быть всегда адаптированы на производстве.

Должностные инструкции сотрудников гостиницы
Должностные инструкции нужны для четкого определения служебного положения, обязанностей, прав и персональной ответственности;
По трудовому законодательству, администрация предприятия при приеме на работу должна определить круг обязанностей каждого работника в соответствии с занимаемой должностью (это можно сделать при наличии должностных инструкций);
Должностные инструкции дают возможность в предельно короткий срок освоить свои обязанности и права новым работникам;
Инструкции нужны для оценки работы персонала по полноте выполнения закрепленных за ними обязанностей при проведении аттестации. Они создают нормальные условия для правильной организации труда, позволяют избегать конфликтных ситуаций между персоналом и руководством.
Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации.
Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

Директор гостиницы
1. Директор гостиницы относится к категории руководителей.
2. На должность директора гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности в жилищно- коммунальном хозяйстве не менее 5 лет.
3. Директор гостиницы должен знать:
3.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся сферы обслуживания.
3.2. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
3.3. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы.
3.4. Организацию материально-технического обеспечения.
3.5. Передовой отечественный и зарубежный опыт гостиничного обслуживания.
3.6. Порядок составления отчетности о хозяйственно- финансовой деятельности гостиницы.
3.7. Формы и системы оплаты труда.
3.8. Экономику, организацию гостиничного обслуживания и организацию труда.
3.9. Законодательство о труде.
3.10. Правила и нормы охраны труда.
В обязанности директора гостиницы входит
1. Организация и обеспечение эффективной деятельности гостиницы.
2. Обеспечение предоставления клиентам информации о предоставляемых услугах.
3. Осуществление контроля над качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиницы, правильным использованием, учетом и распределением жилых номеров и мест, а также соблюдением паспортного режима.
4. Направление работы персонала и служб гостиницы на обеспечение сохранности и содержания помещений и имущества в исправном состоянии в соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойной работы оборудования, внешнего благоустройства, соблюдение санитарно-технических и противопожарных правил.
5. Обеспечение рентабельного ведения гостиничного хозяйства, своевременного и качественного предоставления проживающим комплекса услуг.
6. Организация работы по профилактическому осмотру жилых номеров, подсобных и других помещений гостиницы, по проведению капитального и текущего ремонта.
7. Принятие мер к укреплению и расширению материально-технической базы гостиницы, повышению уровня ее комфортабельности.
8. Обеспечение ведения и своевременного представления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы.
9. Принятие мер по обеспечению гостиницы квалифицированным персоналом.
10. Обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства.
11. Осуществление мероприятий по внедрению прогрессивных форм организации обслуживания

Менеджер службы приема и обслуживания гостей

Менеджер службы приема и обслуживания гостей относится к категории руководителей. На должность менеджера службы приема и обслуживания гостей назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее), дополнительную подготовку по направлению “Менеджмент в гостиничном бизнесе”, стаж работы в гостиничном бизнесе не менее 1-2 лет
Менеджер службы приема и обслуживания гостей:
1. Разрабатывает процедуры и схемы приема, размещения и обслуживания гостей; доводит их до сведения персонала службы (проводит инструктажи, обучающие занятия, выдает инструктивные материалы, пр.).
2. Координирует работу по созданию в холле приемов благоприятного микроклимата (комфортное освещение, вентиляция, температурный режим, музыка, пр.).
3. Координирует работу персонала службы по встрече и регистрации гостей в гостинице; осуществляет инструктаж персонала по организации встречи и обслуживания гостей (приветствие, выяснение данных о гостях, работа с документацией (паспортами, визами, туристическими документами, регистрация гостей), ответы на вопросы гостей); контролирует процедуру встречи гостей и профессионализм персонала (вежливость и соблюдение правил этикета, правильное обращение к гостям).
4. Непосредственно встречает особо важных гостей.
5. Координирует и организует работу персонала службы по размещению гостей, выдаче ключей от комнат.
6. Контролирует работу персонала по обслуживанию гостей (переноска багажа, прием вещей гостей на хранение, подготовка пакетов информации по запросам гостей и передача их гостям, заказ обедов, телефонное обслуживание гостей, выполнение особых поручений (пожеланий) гостей, заказ транспорта для гостей, бронирование услуг по заказу гостей (мест в других гостиницах, пр.).
7. Контролирует работу персонала с информационной базой по номерному фонду или ее компьютерной версией (точность ведения файлов номеров гостиницы, файлов информации о клиентах и файлов с корреспонденцией), выполнение операций по ведению документации, пр.
8. Координирует работу персонала по расчету гостей при выезде (предварительную подготовку расчета, ускоренный расчет, расчет группы; подготовку счетов и принятие оплаты по счетам); контролирует процедуру принятия платежей от гостей (расчет наличными, подтверждение кредитной карточки, пр.), процедуру регистрации выезда гостей.
9. Координирует работу персонала службы по организации отъездов и проводов гостей (уведомление персонала иных служб (кассира, службы гостиничного фонда, пр.); работа с багажом (оформление разрешения на вынос багажа, организация работы носильщиков); организация транспорта; благодарность за выбор гостиницы; прощание; предложение будущих услуг; работа с карточками отзывов гостей, пр.).
10. Работает с неплатежеспособными гостями, выехавшими без оплаты проживания.
11. Работает с жалобами клиентов, принимает меры по жалобам.
12. Организует: работу персонала по оказанию первой помощи; действия персонала в экстремальных ситуациях (вызов “скорой помощи”, врача, сообщение в необходимые инстанции, пр.).
13. Контролирует процедуру передачи дел работниками службы при окончании смены (производство записей: о незавершенной работе, ожидаемых поздних заселениях и отъездах, особых происшествиях или проблемах; передача срочных (важных) сообщений; передача дежурства в конце смены и приведение рабочего места в порядок).
14. Распределяет задания между работниками службы, доводит до них принятые решения, определяет степень их ответственности, разрабатывает систему мотивации и дисциплинарной ответственности персонала.
15. Осуществляет контроль за организацией рабочих мест подчиненных, материально- техническим обеспечением рабочих мест.
16. Контролирует соблюдение персоналом службы правил личной гигиены, делового стиля и опрятности.
17. Обеспечивает персонал службы необходимой информацией.
18. Оказывает помощь подчиненным в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
Менеджер гостиницы
Менеджер гостиницы относится к категории руководителей. На должность менеджера гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование, дополнительную подготовку по направлению “Менеджмент в гостиничном бизнесе”, стаж работы в гостиничном бизнесе на руководящих должностях не менее
Менеджер гостиницы:
1. Руководит финансово-хозяйственной деятельностью гостиницы в соответствии с действующим законодательством, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества гостиницы, а также за финансово-хозяйственные результаты ее деятельности.
2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех служб гостиницы, координирует их деятельность, контролирует качество и своевременность выполнения персоналом этих служб возложенных на них задач.
3. Осуществляет контроль за работой подразделений гостиницы: службы приема и обслуживания гостей, службы распоряжения гостиничным фондом, служб приготовления пищи и организации питания, инженерных служб, экономических и иных служб, пр.
4. Принимает участие в разработке маркетинговой политики гостиницы, определяет стандарты обеспечения и дизайнерского оформления гостиницы, стандартов обслуживания гостей, утверждает планы проведения рекламных акций.
5. Возглавляет работу подразделений гостиницы по разработке моделей и способов улучшения качества предоставляемых услуг, увеличения количества посетителей.
6. Утверждает перспективные планы по всем видам деятельности гостиницы, определяет и утверждает ценовую политику гостиницы (цены на стандартный пакет услуг, дополнительные услуги).
7. Заключает договоры от имени гостиницы на материально-техническое обеспечение (оборудованием, мебелью, инвентарем, пр.), проведение ремонтных работ зданий, сооружений, помещений гостиничного комплекса, другие хозяйственные и финансовые договоры.
8. Обеспечивает гостиницу высококвалифицированным персоналом, принимает непосредственное участие в отборе кандидатов на должности менеджеров подразделений гостиницы, устанавливает требования к ним и обязанности, заключает трудовые договоры с высшими и средними руководящими работниками, доводит до их сведения основы политики гостиницы.
9. Анализирует отзывы клиентов об услугах, оказанных гостиницей; экономические показатели деятельности гостиницы; эффективность расходования финансовых средств.
и т.д.................

1. Генеральный директор гостиничного предприятия

Основные функции. Обеспечение руководства всеми сторонами хозяйственной деятельности гостиничного предприятия в соответствии с установленным стандартом в рамках направлений, определяемых финансовым и производственным планом.

Выполняемая работа

• 1. Назначает и поощряет способных руководителей отделов, проявляя заботу о том, чтобы эти руководители, в свою очередь, готовили собственные кадры компетентных работников.
• 2. Несет ответственность за утверждение бюджета гостиничного предприятия, охватывающего все стороны деятельности, в сотрудничестве с главным бухгалтером-контролером гостиницы.
• 3. Руководит деятельностью гостиничного предприятия с наибольшей эффективностью с тем, чтобы достичь максимального объема оказываемых услуг и получения прибыли в соответствии с разработанными планом и сметой.
• 4. Несет ответственность за принятие всеобъемлющего плана гостиничного предприятия по маркетингу и за проведение в жизнь стратегии реализации продукции наряду с планом рекламной деятельности и связями предприятия с отдельными лицами или общественными организациями.
• 5. Проводит в жизнь и придерживается единой политики организации труда и других приемов, относящихся к эффективным операциям гостиницы, включая эксплуатацию, программы сбыта, противопожарную безопасность, повышение квалификации кадров, стандарты качества и др.
• 6. Периодически проверяет и оценивает техническое состояние гостиничного хозяйства и, используя профессиональный опыт, контролирует выполнение плана, направленного на обеспечение максимальной эффективности работы и удовлетворение спроса гостей.
• 7. Выполняет и пересматривает планы подготовки и повышения квалификации всех сотрудников с целью обеспечения высокого уровня обслуживания, воспитания высоких моральных принципов у работников гостиницы, содействует укомплектованию гостиницы кадрами.
• 8. Выступает в качестве непосредственного представителя компании, помогает укреплению и расширению связей с соответствующими кругами, способствуя созданию высокого имиджа своей компании.
• 9. Несет ответственность за поддержание связей с представителями других компаний, информирует их о состоянии дел в гостинице и перспективном планировании.

Осуществляет контроль непосредственно над исполнительными директорами, руководителями отделов.

Под контролем непосредственно вице-президента компании, управляющего районом сбыта.

Ответственность. Отвечает за результаты по расходам и прибыли гостиничного предприятия, сохранение и повышение стандартов качества, за соответствующие изменения, подготовку и контроль кадров гостиничного предприятия.

2. Заместитель Генерального директора

Основные функции. Оказание помощи Генеральному директору в обеспечении хозяйственной деятельности гостиничного предприятия в соответствии с установленным стандартом и финансовыми показателями.

Выполняемая работа

• 1. Оказывает помощь Генеральному директору в вопросах назначения, повышения квалификации и поощрения способных руководителей отделов, проявляя заботу о том, чтобы эти руководители, в свою очередь, готовили собственные штаты компетентных сотрудников.
• 2. Оказывает помощь Генеральному директору при утверждении плана и бюджета, охватывающего все стороны деятельности гостиничного предприятия.
• 3. Оказывает помощь Генеральному директору в вопросах контролирования деятельности гостиничного предприятия с максимальной эффективностью с тем, чтобы достичь максимального объема оказываемых услуг и получения прибыли в соответствии с разработанными планом и сметой.
• 4. Оказывает помощь Генеральному директору в разработке всеобъемлющего плана гостиничного предприятия по маркетингу и проведении в жизнь стратегии реализации продукции, плана рекламной деятельности и осуществлении связей гостиницы с отдельными лицами или общественными организациями.
• 5. Оказывает помощь Генеральному директору в осуществлении рациональной организации труда и методов, относящихся к эффективным операциям гостиничного предприятия, включая эксплуатацию, программы обеспечения сбыта, противопожарную безопасность, повышение квалификации кадров, стандарты качества и др.
• 6. Оказывает помощь Генеральному директору в периодической проверке и оценке технического состояния гостиничного хозяйства с учетом профессионального опыта в выполнении плана, направленного на обеспечение максимальной эффективности и удовлетворение спроса гостей.
• 7. Оказывает помощь Генеральному директору в выполнении и пересмотре соответствующих планов подготовки и повышения квалификации всех сотрудников с целью обеспечения высокого уровня обслуживания, воспитания высоких моральных принципов у работников гостиницы и содействия в укомплектовании кадрами гостиничной корпорации в будущем.
• 8. Оказывает помощь Генеральному директору в представлении им компании на месте, в установлении связей с соответствующими кругами, создавая тем самым положительное мнение о гостинице, поддерживает контакты с ее учредителями.
• 9. В отсутствие Генерального директора замещает его.
• 10. Занимается всеми неотложными и текущими производственными делами.

Осуществляет контроль непосредственно над руководителями ведущих отделов.

Ответственность и полномочия. Отвечает за постоянную соответствующую работу гостиничного предприятия в рамках направлений, установленных Генеральным директором. Консультирование и руководство начальниками отделов.

3. Начальник отдела маркетинга

Основные функции. Планирование, руководство и контроль подготовки, расширения и реализации программ маркетинга с целью осуществления продажи гостиничных номеров и услуг при получении максимального уровня доходов и прибылей. Руководит и контролирует деятельность высококвалифицированного персонала и работников отдела маркетинга, организацию и обслуживание конференций, групповых встреч и банкетов.

Выполняемая работа

• 1. Занимается планированием, разработкой маркетинга и программ организации маркетинга, нацеленных на расширение сбыта и рекламирование средств размещения и услуг, при этом поддерживает тесные деловые контакты с Генеральным директором и с отдельными административными или общественными организациями, обеспечивая, таким образом, соответствие гостиничного маркетинга, рекламных программ местным и корпоративным целям по вопросам объема сбыта и прибыльности.
• 2. Организует, руководит и контролирует поступление заявок от различных местных, региональных, государственных социальных, политических, промышленных, корпоративных и религиозных групп посредством внешних и личных контактов, разговоров по телефону и переписки в целях их стимулирования и резервирования гостиничных номеров, мест для проведения совещаний, конференций, банкетов или других любых мероприятий при получении максимальных прибылей, следуя при этом стандартам качества и обслуживания.
• 3. Планирует и составляет местные целевые программы, квоты для индивидуального сбыта, общие планы сбыта по отделу или любые другие программы, нацеленные на стимулирование продаж в рамках отдела маркетинга и/или всего гостиничного предприятия и в соответствии с любыми другими задачами маркетинга, поставленными руководством.
• 4. Развивает и поддерживает тесные служебные контакты с Генеральным директором и всеми другими отделами гостиничного предприятия, включая службу портье, отдел главного бухгалтера-контролера, отдел продуктов питания и напитков, отдел «Паблик рилейшенз» и др., в целях поддержания полной осведомленности в отношении наличия номеров, ценообразования, изменений в политике, выбора меню и т. д., с тем, чтобы дать возможность отделу маркетинга представлять и продавать наилучшие и наиболее современные средства размещения и услуги, доступные клиенту. Вносит изменения в планы по сбыту и/или изменяет меры по осуществлению сбыта, что представляется необходимым для обеспечения наилучших результатов как во время периодов максимального сбыта, так и в период затишья.
• 5. Развивает и поддерживает тесные служебные связи с конкурентами местного и регионального масштаба посредством личных контактов, через профессиональные и промышленные ассоциации, идя в ногу с достижениями конкурирующих предприятий в деле предоставления услуг, средств размещения, новых программ и расчетов, с тем чтобы сохранить конкурентоспособность гостиничного предприятия и разрабатывать новые методы маркетинга.
• 6. Несет ответственность за подбор, подготовку и совершенствование кадров отдела маркетинга, включая работников по обслуживанию банкетов и конференций. Планирует и регулирует вознаграждения сотрудников отдела, рекомендуя повышение заработной платы за услуги и в виде поощрения, аттестуя и оценивая показатели работника. Несет ответственность и принимает дисциплинарные меры, вплоть до увольнения из отдела.
• 7. Координирует, руководит и управляет деятельностью отдела по обслуживанию конференций, включая составление подробных спецификаций для проведения конференций, встреч и организации мероприятий. Сюда относятся непосредственные личные контакты и/или контакты по телефону, и/или переписка с клиентами с целью согласования вопросов помещения для проведения встречи, организации мероприятия, необходимой звуковой и видеоаппаратуры, требований специальных выставок, резервирования для размещения в гостинице наиболее важных участников совещания, и т. д., с тем, чтобы подготовить все необходимое и удовлетворить все пожелания заказчика.
• 8. Обеспечивает потребности клиентов во время их пребывания в гостинице, наблюдая за работой всех конференций, совещаний и других мероприятий, осуществляя контроль за соответствием обслуживания условиям, оговоренным с заказчиком заранее, отдает распоряжения, с тем, чтобы соблюсти пожелания заказчика и тем самым способствовать развитию деловых контактов.
• 9. Несет ответственность за сбор данных и подготовку всех отчетов по маркетингу, включая прогнозы, бюджеты, невыполненные заказы, недельные и месячные резервирования, аннулирование заказов и другие сведения, необходимые для осуществления руководством принятия экономически эффективного решения.

Осуществляет контроль непосредственно над:

• а) заведующим отделом сбыта;
• б) заведующим отделом обслуживания конференций;
• в) агентами по продаже услуг;
• г) координаторами по организации проведения конференций;
• д) канцелярскими работниками, косвенно: над заведующими службой банкетов и общественного питания.

Под контролем непосредственно Генерального директора.

Ответственность

• 1. Взаимоотношения между членами коллектива. Необходимы высокая степень квалификации, целеустремленность, такт, способность убеждать. Уметь эффективно работать с клиентами и руководителями всех отделов в целях поддержания самых высоких стандартов обслуживания и средств размещения.
• 2. Материалы или продукты. Несет ответственность за сохранение высокой нормы продажи гостиничных услуг. Осуществляет контроль за фондом заработной платы по отделу, затратами на рекламу и поощрение, а также за всеми канцелярскими накладными расходами.
• 3. Оборудование. Несет ответственность за все канцелярское оборудование и поставки, а также за оборудование и оснащение гостиничного предприятия, если это может оказать воздействие на увеличение сбыта.
• 4. Деньги. Несет ответственность за максимализацию доходов и прибыли, за сбыт гостиничных номеров и общественных помещений.
• 5. Деловые контакты (внутренние). С Генеральным директором, руководителями отделов, персоналом отдела маркетинга и организации банкетов, (внешние) - с руководителями организации конференций, бюро проведения конференций, авиакомпаниями, председателями общественных организаций, местными бизнесменами, местными исполнительными объединениями и др.
• 4. Заведующий номерным фондом

Основные функции. Организация, планирование, контроль и руководство через заведующих подразделениями работой, связанной с номерным фондом гостиницы, включая службу портье, службу швейцаров, посыльных, носильщиков, административно-хозяйственную деятельность, технику безопасности, телеграфную и телефонную службу, в целях обеспечения наиболее удобного и приятного проживания гостей и максимального использования опыта, накопленного гостиницами, способствуя повторным заказам.

Выполняемая работа

• 1. Организует, контролирует и руководит службой портье, включая регистрацию, отъезд, службу швейцаров, посыльных и носильщиков, бронирование, кредит, счета гостей, жалобы и предложения гостей, что достигается за счет разработки и проведения эффективной политики и программ, осуществляемых квалифицированным, заинтересованным, вежливым персоналом в целях обеспечения наиболее удобного и приятного пребывания гостя.
• 2. Контролирует и руководит подготовкой и анализом отчетов о проверке и прогнозировании использования номерного фонда в течение 3 дней, 10 дней, 3 месяцев и 12 месяцев, включающих бронирование, недозаезд, гарантии, блоки номеров, люксы, специальные просьбы, с тем чтобы осуществлять постоянный контроль за наличием номеров, что обеспечит наивысший процент их занятости при самой высокой допустимой средней стоимости номера.
• 3. Организует контроль и руководство хозяйственно-административной деятельностью, включая все номера, общественные и подсобные помещения, путем правильной расстановки и использования квалифицированного административно-хозяйственного персонала с тем, чтобы все номера и общественные помещения были чистыми, комфортабельными, уютными, готовыми к продаже и эксплуатации.
• 4. Контролирует и руководит работой гостиничной прачечной в целях обеспечения эффективного производства чистого белья, необходимого для содержания на самом высоком уровне номеров и пищеблока.
• 5. Контролирует и руководит экономичной работой технических служб гостиницы, включая высоковольтную подстанцию, освещение и электроэнергию, программы сохранения энергии, системы и службы профилактики и повседневного ремонта и обслуживания, оборудование на случай пожара и обеспечения безопасности с тем, чтобы производственные помещения и коммуникации гостиницы работали с максимальной эффективностью и пребывание гостей проходило в комфортабельной и приятной обстановке. Рекомендует и руководит осуществлением эффективных с экономической точки зрения усовершенствований существующих служб и технических средств, а также крупных проектов путем составления и проверки спецификаций и внесения предложений по заказам на оборудование.
• 6. Организует контроль и руководство работами по системам безопасности в гостинице таким образом, чтобы обеспечить безопасность гостей и служащих гостиницы и защиту от нанесения ущерба, разрушения и/или потери их собственности и имущества гостиницы.
• 7. Контролирует руководство работами по всем системам связи в гостинице, чтобы обеспечить правильную установку и бесперебойное действие существующего и нового оборудования и осуществлять все операции по связи для гостей быстро, вежливо, тактично и доброжелательно.
• 8. Выполняет специальные задания по указанию Генерального директора.

Должности, находящиеся под непосредственным контролем:

• а) заведующий службой портье;
• б) заведующий хозяйственным отделом;
• в) начальник службы безопасности;
• г) главный инженер;
• д) заведующий прачечной;
• е) главный оператор телефонной станции.

Под контролем Генерального директора.

Ответственность и полномочия

• 1. Взаимоотношения между членами коллектива. Эффективно сотрудничает со служащими на всех уровнях в самой гостинице, представителями профсоюзов и корпоративным персоналом. Оценивает, координирует и стимулирует работу служащих гостиницы для достижения наилучших результатов на их участках и распространения положительного опыта на все сферы обслуживания.
• 2. Материальные ценности. Несет ответственность за поддержание максимально возможных высоких стандартов в отношении обслуживания и чистоты в гостинице в соответствии с установленными стандартами.
• 3. Оборудование. Прямой ответственности не несет. Косвенно отвечает за все материалы и оборудование в гостинице.
• 4. Деньги. Прямых денежных операций не осуществляет.
• 5. Деловые контакты (внешние и внутренние). Внешние - все арендаторы, гости, продавцы, представители профсоюзов и руководящие работники гостиничной и туристической индустрии, служащие фирм, правительственных учреждений и объединений, организующих гостиничное хозяйство.
• 5. Заведующий службой предварительных заказов мест в гостинице

Основные функции. Способствовать максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за ведением книги регистрации и учета номерного фонда и за системой предварительного заказа мест в гостинице.

Выполняемая работа

I. Производственная.

• 1. Способствует максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за занятостью номерного фонда и средней тарифной ставкой стоимости номеров.
• 2. Руководит работой сотрудников службы портье, принимающих предварительные заказы, регистрацией и обработкой предварительных заказов. Оказывает содействие в этом процессе посредством контроля за ведением книги регистрации номерного фонда, а также обеспечения данными системы «Резерватрон».
• 3. Изучает тарифные ставки оплаты за гостиничные номера, специальные комплексные программы, категории помещения в целях эффективного управления системой предварительных заказов.
• 4. Реагирует на жалобы и просьбы клиентов и незамедлительно передает их заведующему службой портье.
• 5. Работает в тесной связи с заведующим службой портье, администрацией, заведующими отделом маркетинга, кредитного отдела и службы организации банкетов.
• 6. Готовит отчеты по данным предварительных заказов, статистики, контроля, аннуляции и оплаты.
• 7. Проявляет обходительное и доброжелательное отношение к гостям, поддерживает хорошие деловые контакты с заказывающими организациями в целях содействия осуществлению экономической деятельности и создания хорошей репутации гостиницы.

• 1. Знает меры предосторожности против возникновения пожара и правила обращения со средствами пожаротушения.
• 2. Посещает собрания по мере необходимости.
• 3. Содействует в работе службы резервирования мест в гостинице.

Осуществляет контроль непосредственно за деятельностью сотрудников службы портье по предварительному заказу мест в гостинице.

Под контролем со стороны управляющего службой портье.

Ответственность и полномочия. Ответственен за максимальный рост доходов гостиничного предприятия посредством контроля и учета данных для гостиницы, соответствующего использования технических средств службы предварительных заказов, проявляет личную заинтересованность в развитии нормальных отношении с заказывающими организациями.

6. Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице

Основные функции. Осуществляет прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице по телефону, телексу, почте и лично, быстро и деликатно решает все вопросы, касающиеся предварительных заказов.

Выполняемая работа

I. Производственная.

• 1. Изучает тарифные расценки оплаты за проживание, комплексные программы обслуживания, категории и помещения в целях эффективного управления системой приема и обработки предварительных заказов.
• 2. Осуществляет прием и обработку заказов на бронирование как на длительный, так и короткий срок, включая регистрацию и учет в соответствии с установленной методикой.
• 3. По-деловому, деликатно и доброжелательно отвечает на телефонные звонки, что способствует формированию высокой репутации гостиницы.
• 4. Следует положениям предоставления кредитов, работает в тесной связи с начальником кредитной службы.
• 5. Постоянно контролирует состояние номерного фонда, учитывает наличие гостиничных номеров в целях их максимальной реализации.
• 6. Обрабатывает авансовые депозиты, соблюдая их четкую регистрацию с тем, чтобы на их основе предоставлять кредит гостям.

II. Общего характера.

• 1. Знаком с мерами предосторожности против возникновения пожара и правилами обращения со средствами пожаротушения.
• 2. Ведет учет предварительных заказов/корреспонденции в соответствии с установленной системой. Оказывает помощь в работе службы по приему предварительных заказов мест в гостинице.

Под контролем со стороны непосредственно заведующего службой приема предварительных заказов, заведующего службой портье.

Ответственность и полномочия. Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице несет ответственность за эффективный корректный прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице в целях содействия максимальному росту доходов. Проявляет личную заинтересованность в формировании хороших отношений с заказчиками. Оптимально использует оргтехнику, предназначенную для приема и обработки предварительных заказов.

7. Регистратор

Основные функции. Прием, размещение и регистрация заезжающих гостей, быть в распоряжении службы портье, оформлять выезд гостей и выполнять разную административную работу в связи с упомянутыми функциями. Предоставлять номера гостиницы в целях максимального использования средней тарифной ставки оплаты за проживание. Неуклонно стремиться к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Выполняемая работа

• 1. Принимает, размещает и регистрирует гостей в соответствии с установленной процедурой и возможностями, включая формальности кредитного оформления.
• 2. Распределяет и закрепляет номера, проводит предварительную регистрацию гостей в соответствии с существующей системой.
• 3. Предоставляет номера гостям, заезжающим в гостиницу без предварительного заказа, в целях получения максимальной оплаты за проживание.
• 4. Информирует хозяйственные службы об освобождающихся номерах, ведет учет номеров, сданных под заезд. Проверяет отчеты хозяйственных служб о готовности номеров к заезду. Выявляет случаи расхождения информации в отчетных данных.
• 5. Занимается проблемами гостей, обратившихся в службу портье.
• 6. Осведомлен о работе всех действующих форм обслуживания в гостинице, об ежедневном их функционировании и проводимых мероприятиях.
• 7. Принимает и обрабатывает предварительные заказы мест, принятых службой портье.
• 8. Соблюдать правила хорошего тона, иметь опрятный внешний вид, добросовестно относиться к работе, стремиться к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Под контролем со стороны непосредственно старшего по смене, управляющего службой портье, старшего дежурного администратора.

Ответственность и полномочия. Несет ответственность за корректное отношение к гостям, тесные деловые контакты с другими службами гостиницы, точное исполнение административных функций и обеспечение высокого уровня личного обслуживания гостей.

8. Дежурная по этажу

Основные функции. Обеспечение чистоты, надлежащего технического состояния и общего порядка в номерах, ванных комнатах, коридорах и служебных помещениях в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, принятыми в гостинице. Бдительность в вопросах обеспечения безопасности гостей и их имущества, а также имущества гостиницы.

Выполняемая работа

I. Чистота, материально-техническое обеспечение и поддержание порядка в помещениях.

• 1. Организует и контролирует ежедневную, еженедельную и периодическую уборку и поддержание порядка в помещениях, за которые несет ответственность.
• 2. Записывает, докладывает и проверяет выполнение заявок по содержанию.
• 3. Проверяет все номера перед сдачей их на новое заселение, все занятые номера после уборки и все другие помещения, включая служебные, в течение дня.
• 4. Заказывает и использует достаточное количество материалов для уборки.
• 5. Проверяет запасы белья в бельевой на этаже.

II. Обучение - пожар и безопасность - контроль за ключами.

• 1. Проводит обучение персонала в соответствии с программой профессиональной подготовки обучения «обучай обучающих».
• 2. Знает, какие необходимо предпринимать действия при пожаре для обеспечения безопасности, а также владеет навыками обращения с противопожарным оборудованием.
• 3. Следит за тем, чтобы сотрудники соблюдали правила техники безопасности.
• 4. Контролирует использование и хранение всех ключей на тех участках, за которые несет ответственность.

III. Общие положения.

• 1. Проверяет, чтобы потерянное имущество передавалось в хозяйственный отдел и регистрировалось.
• 2. Проявляет бдительность в том, что касается соблюдения требований безопасности. Сообщает о необычных происшествиях директору по эксплуатации.
• 3. Добивается высокого уровня обслуживания гостей путем образцового личного отношения к делу, а также благодаря умению себя держать и тщательно контролировать деятельность персонала и выполняемую работу.

Осуществляет руководство непосредственно горничными, носильщиками и уборщицами.

Под контролем со стороны непосредственно заведующего номерным фондом (заведующего хозяйственным отделом).

Ответственность и полномочия

• 1. Чистота. Отвечает за чистоту и содержание указанных помещений в соответствии с требованиями гостиницы по соблюдению чистоты и гигиены.
• 2. Область управления. Следит, чтобы проводилось обучение, чтобы сотрудники знали и соблюдали меры противопожарной и прочей безопасности, а ключи находились под контролем.
• 3. Обслуживание гостей. Отвечает за высокий уровень обслуживания, который обеспечивается добросовестным отношением к своим обязанностям и вниманием к деталям.

предприятие гостиничный управление

Каким должен быть сотрудник? Требования к соискателю

В этом разделе мы с вами остановимся лишь на некоторых службах нашего отеля. Это служба приема и размещения, служба горничных, отдел бронирования. Также скажем несколько слов о главном человеке в вашем отеле – об управляющем.

Сотрудники этих служб «видны» вашим клиентам, и именно поэтому их работе стоит уделять максимум внимания. Управление персоналом гостиницы должно быть в надежных руках. Если вы доверяете работу по найму менеджеру по персоналу, то должны быть уверены, что он четко представляет себе специфику работы гостиничного бизнеса. Персонал должен отвечать всем требованиям, предъявляемым особенностями отрасли гостеприимства.

В этом разделе я поделюсь с вами своими наблюдениями и выводами, помогающими улучшить качество работы сотрудников этих подразделений.

Служба приема и размещения

• Нанимая администратора на работу, помните, он — первое лицо Вашего отеля. В нем важно и обаяние и доброжелательная улыбка, приятные манеры и отсутствие привычки курить (согласитесь, курящий человек дурно пахнет, и это может отпугнуть постояльцев). Для мини-отеля на вакансию администратора лучше нанимать девушку, для крупного отеля — можно и молодого человека.
• Для администратора обязательна форма. Возможен просто черный низ, белый верх – администратор должен выглядеть представительно и вызывать доверие. Если вы не хотите приобретать униформу, внесите в костюм администратора элемент, говорящий о том, что этот человек представляет ваш отель. Это может быть шарфик с вашим логотипом, одинаковые жилетки и т.д.
• Обязателен бейджик с указанием должности и имени – ваш гость должен знать, с кем разговаривает.
• Администратор гостиницы должен быть компетентен во всех вопросах. Знание города – обязательно! Умение порекомендовать гостю ресторан, музей, клуб – важный показатель. Желательно владение иностранными языками, особенно если у Вас специализированный отель или он расположен в центре города, где много иностранных туристов.
• График работы должен четко соблюдаться, переработки запрещены. Внешний вид и свежесть администратора через двое суток непрерывной работы оставляют желать лучшего. Он не сможет адекватно исполнять свои обязанности.
• Администратор обязан соблюдать этикет общения и помнить, что гость всегда прав. Поэтому, принимая на работу администратора, обратите внимание на его общительность и психологическую устойчивость в стрессовой ситуации.
• Администратор – работа не на всю жизнь. Но задача грамотного руководителя — сократить текучку кадров до минимума. Ничто не вызывает у клиента большего доверия, чем администратор, которого он видит, посещая ваш отель во второй и третий раз, тем более если между посещениями прошел приличный срок.
• Постоянно контролируйте персонал, проводите аттестацию и инспекцию. Важно вовремя заметить недобросовестное отношение к работе, пока это не нанесло ущерб вашему имиджу.

Администратор гостиницы. Обязанности и ключевые правила.

• Все плохое настроение и личные проблемы остаются за дверями гостиницы.
• Чистый и опрятный вид – обязательно!
• Клиента нужно встречать стоя и с улыбкой.
• Будьте вежливы, всегда выражайте интерес ко всему, о чем говорит клиент.
• Знайте набор самых часто предъявляемых претензий и модель своего поведения в каждой из них.
• Чаще сопровождайте гостя, а не просто указывайте ему дорогу;
• Запоминайте личные предпочтения гостя и предлагайте их в следующий раз по собственной инициативе; Хорошо, если, обращаясь к гостю, вы называете его по имени и отчеству.
• Сообщайте другим службам об особых просьбах или потребностях гостя;
• Никогда не говорите гостям связаться с другими подразделениями. Всегда сами связывайтесь со службами для них или от их имени;
• Будьте готовы делать информированные предложения и рекламировать гостиничные услуги, постоянно обновляя свои знания о продукте;
• Будьте внимательны к потребностям гостей и предлагайте содействие в любом месте и в любое время;
• Будь в курсе происходящих в городе событий, чтобы всегда суметь помочь гостю организовать его досуг;
• Правильное отношение к гостям позволяет создавать репутацию гостиницы с великолепным обслуживанием;
• Стоящий перед вами клиент всегда важнее, чем потенциальный клиент, звонящий по телефону. Если перед вами стоит клиент и звонит телефон, не отвлекайтесь на звонок, пока не договорите с гостем. Если у него есть время подождать, он сам предложит снять трубку.
• Никогда не отзывайтесь плохо о начальстве или других подразделениях компании в присутствии гостей.
• Уважайте безопасность и конфиденциальность гостя;
• Обещания гостям должны быть честными и всегда выполняться вовремя;
• Всегда, когда вы обещаете что-то от имени другого отдела, убедитесь в том, что это обещание может быть выполнено;
• Когда обещание не может быть выполнено, например, по причине задержки в предоставлении услуги, сообщите гостю об этом до того, как он заявит жалобу. Извинитесь, объясните причины и предложите альтернативы;
• Всегда обеспечивайте правильность предоставляемой гостям информации;
• Принимайте на себя личную ответственность за отслеживание просьб и запросов гостей;
• действуйте всегда позитивно. Избегайте фраз: «Мне очень жаль, но…», «К сожалению…»;
• Ни одно замечание клиента не должно остаться без внимания.
• В любой ситуации сохраняйте спокойствие и невозмутимость и не повышайте голос.
• Когда вы выполнили просьбу, сообщите гостю о том, что и когда ВЫ сделали;
• Помните о потребности гостя в приватности и проявляйте внимание, не вмешиваясь в личную жизнь;
• Никогда без необходимости не прерывайте гостя, если он ведет разговор;
• Выполнение обещаний рождает доверие гостей.

Служба горничных

Работа горничных, как ничто другое, заметно для гостя. Даже если при бронировании у него сложилось прекрасное мнение о вашем отеле, а при заезде администратор был учтив и профессионален, все может испортить плохо убранный номер. Волосы в раковине, не вынесен мусор – и вы можете попрощаться с этим клиентом, скорее всего навсегда.

В большинстве своем труд горничных — это низко квалифицированный труд,и основной процент работников – женщины после 50 лет. Поэтому особенно важно контролировать их работу на местах. В наших отелях контролем работы горничных занимается старший администратор. Именно ему горничная отчитывается о проделанной работе.

На что же следует обратить особое внимание, нанимая горничную на работу:

• Работа горничной – тяжелый физический труд. В день приходится убирать порядка 10-15 номеров, в зависимости от загрузки в данный момент и от общего количества номеров в отеле. Именно поэтому убедитесь, что ваша горничная находится в хорошей физической форме и готова к тяжелому физическому труду (отдельно уточнить, нет ли аллергии на моющие средства.).
• Горничная так же должна выглядеть опрятно и аккуратно. Она так же контактирует с гостями, как и администратор. Если в отеле не предусмотрена форменная одежда, стоит отдельно оговорить, как должна выглядеть горничная.
• Обратите внимание на манеры горничной, на ее коммуникативные навыки, на знание этикета. Горничная должна быть незаметной для гостя, но в случае необходимости должна уметь помочь гостю в его проблеме (показать дорогу, помочь в каком-либо вопросе).
• График работы горничных должен быть сменным. Если вам не нужна горничная в ночную смену, то возможен вариант сменного графика 2/2. В наших отелях мы применяем другой подход. Есть горничные, работающие в будни (пятидневка) и горничные выходного дня.

Отдел бронирования

Сотрудники отдела бронирования постоянно имеют дело с клиентами, но не лично. Их работа – телефонные продажи вашего номерного фонда.

Поэтому, нанимая на работу менеджера по бронированию, мы советуем вам обратить внимание на следующие моменты:

• Дикция. Менеджер по бронированию должен обладать отличной дикцией и приятным голосом. Гостю будет сложно объяснить, что менеджер хотел сказать совсем не то, что он услышал.
• Манера общения, знание этикета. Я не говорю о телефонном этикете, этому можно научить, но вот элементарные правила общения должны быть на высоком уровне.
• Высокий уровень самоорганизации и внимательность. Менеджеру по бронированию приходится иметь дело с огромным количеством документов, поэтому его уровень ответственности должен быть высоким.
• Высокий уровень стрессоустойчивости. Общение с людьми пусть и по телефону – работа трудная в психологическом плане, и ваш сотрудник должен уметь общаться с любым клиентом, сдерживая свои личные эмоции.

Управляющий отелем

Управлять Вашей гостиницей должен специально нанятый и хорошо обученный управляющий (как капитан на корабле) – профессионал в своем роде деятельности. От него зависит все, хотя обрисовать четкие границы его работы — сложно. Управляющий ответственен за организацию всех внутренних процессов отеля.

Собирательный портрет образцового управляющего: женщина или мужчина, с высоким уровнем ответственности. Управляющий пунктуален, дотошен, упорен, умело общается со всем персоналом гостиницы (с клиентами сталкивается редко), способен принимать нестандартные решения, обязательно имеет высшее образование (можно непрофильное).

Средний возраст управляющего 25-40 лет, когда мозг еще не закостенел и способен генерировать идеи. И хотя, управление кадрами гостиницы, не является его прямой обязанностью, необходимо, чтобы позиции управляющего в работе разделяли окружающие его сотрудники.

Если у Вас мини-отель (7-10 номеров) — нет смысла держать своего управляющего, управляющая компания предложит Вам хорошего специалиста на неполный рабочий день. Тем самым Вы сэкономите на своих расходах и не потеряете в качестве.

Помните, управляющий — это тот человек, который объединяет весь ваш персонал в единую сильную команду.